Let op: we bieden nu een Zoom-integratie die een nog soepelere manier biedt om uw SuperSaaS agenda met Zoom te koppelen. Meer informatie over de inrichting vindt u in onze documentatie voor videobellen.
In de groeiende digitale wereld, en zeker in de afgelopen anderhalf jaar tijdens de pandemie, is duidelijk te zien dat vergaderingen steeds vaker op afstand plaatsvinden en dat digitale toepassingen zoals Zoom worden gebruikt om in contact te blijven. Het is dan ook niet vreemd dat we steeds vaker vragen krijgen of en hoe het mogelijk is om videobelsoftware te integreren in uw SuperSaaS agenda.
In deze blog leggen we uit hoe u Zoom kunt integreren en geven we een stappenplan voor de inrichting. Daarnaast tonen we ook enkele alternatieve videovergaderapps die u samen met SuperSaaS kunt gebruiken.
Er zijn twee manieren om Zoom met SuperSaaS te koppelen. Welke optie het beste is, hangt af van uw wensen en voorkeuren.
Optie 1: gebruik uw persoonlijke Meeting ID
De eenvoudigste manier is om uw Personal Meeting ID te gebruiken, die u van Zoom krijgt en die iedereen rechtstreeks naar uw persoonlijke vergaderruimte stuurt. De ID blijft altijd hetzelfde en hoeft dus niet telkens opnieuw aangepast te worden voordat u die naar een klant stuurt. Daardoor kunt u dezelfde gegevens met iedereen delen.
Een snelle en eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat al uw klanten deze gegevens ontvangen, is door ze toe te voegen aan de bevestigingsmail en/of herinneringsmail die SuperSaaS verstuurt. Daarvoor is het natuurlijk belangrijk dat u e-mailbevestigingen hebt ingeschakeld en dat u tijdens het boekingsproces het e-mailadres van de klant verzamelt.
Ga in het menu Configureren naar het tabblad Process en zorg dat het e-mailadres verplicht is voor elke reservering.
Op hetzelfde tabblad vindt u de instelling om bevestigingsmails te versturen. Kies daar de laatste optie: “Always send a confirmation, optional for superusers and the administrator”.
Wanneer u ook een herinneringsmail voor de afspraak wilt sturen, vindt u die instelling iets verder naar beneden.
Nu de e-mails worden verstuurd, gaan we naar het tabblad Layout waar we aangepaste berichten kunnen maken. U wilt waarschijnlijk uw Zoom-gegevens toevoegen aan zowel de bevestigingsmail als de herinneringsmail, voor de zekerheid.
Dat is vrij eenvoudig. In Zoom kunt u de uitnodiging kopiëren zodat u alle gegevens bij de hand hebt, en zelf bepalen welke informatie u in de e-mails wilt delen.
Alle informatie die u hier invult, wordt toegevoegd aan de standaardmail die door het systeem wordt verstuurd. Zo weet u zeker dat alle klanten deze informatie ontvangen. Wilt u uw e-mail volledig aanpassen en zelf een bericht schrijven, bekijk dan ons blogartikel over e-mails personaliseren.
Omdat u voor iedereen dezelfde vergaderruimte gebruikt, wilt u misschien ook buffertijd inplannen tussen de vergaderingen. Zo onderbreekt een klant die iets te vroeg inlogt niet per ongeluk een lopende vergadering met een andere klant. Daarnaast heeft Zoom een wachtruimtefunctie die u kunt inschakelen.
Optie 2: gebruik webhooks voor een geavanceerdere opzet
Een geavanceerdere opzet, waarbij Zoom automatisch nieuwe en unieke vergaderruimtes aanmaakt voor elke vergadering, kunt u realiseren met webhooks. Webhooks zijn een van de manieren waarop webapplicaties met elkaar kunnen communiceren. Daarmee kunt u realtime gegevens van de ene applicatie naar de andere sturen zodra een bepaald evenement plaatsvindt. U kunt ze handmatig instellen of, als u minder programmeerkennis hebt, met vooraf gemaakte workflows van Zapier.com of Make. Voor deze blog focussen we op de laatste optie en gebruiken we de vooraf gemaakte workflows van Zapier; het proces in Make.com lijkt daar sterk op.
U moet eerst een account aanmaken op hun site voordat u een webhook met SuperSaaS kunt instellen. Zapier en Make.com bieden allebei een proefversie en een gratis niveau voor kleinere gebruikers.
Open op uw dashboard “Make a Zap” om een webhook te maken.
Stap 1: stel een startactie in
- Selecteer toepassing: typ in het zoekvenster SuperSaaS.
- Startgebeurtenis: dit is de actie die de webhook start. In dit geval kan dat “herinnering of opvolging” zijn of “nieuwe afspraak”, afhankelijk van wanneer u de vergadering in uw Zoom-account wilt laten aanmaken.
- Selecteer uw SuperSaaS account (synchroniseer SuperSaaS als u dat nog niet hebt gedaan).
- Selecteer voor welke planning in uw account u de webhook wilt instellen.
- Als u een herinnering of opvolging hebt gekozen, vraagt het systeem welke van de twee acties de startactie wordt. In de meeste gevallen is dat de herinnering (opvolging werkt alleen als u dit hebt ingesteld als een tweede herinnering).
- Test en ga verder.
Stap 2: stel een actie in
Selecteer toepassing: typ Zoom in het zoekvenster.
Actiegebeurtenis: dit is de actie die wordt uitgevoerd wanneer de webhook draait. In dit geval wilt u een vergadering aanmaken in uw Zoom-account.
- Selecteer uw Zoom-account (synchroniseer Zoom als u dat nog niet hebt gedaan).
- Stel de actie in: hier vult u de details in van het Zoom-evenement dat moet worden aangemaakt, bijvoorbeeld een onderwerp, tijdzone en/of duur.
- Test en ga verder.
- Zet de automatisering aan.
Uw webhook is nu klaar en werkt. U kunt hem naar wens activeren of deactiveren. Let op: wanneer u deze webhook activeert, wordt het herinneringsbericht van SuperSaaS niet meer verstuurd. In plaats daarvan maakt het systeem een vergadering aan in uw Zoom-toepassing.
U wilt uw gebruikers misschien ook een e-mail sturen met de Zoom-informatie. Dat kan door nog een extra actiestap toe te voegen aan de webhook. Voor een webhook met meer dan één actie hebt u wel een betaald plan nodig.
Stap 3: stel een actie in
Selecteer toepassing: typ Mail by Zapier in het zoekvenster.
Actiegebeurtenis: u wilt een uitgaande mail sturen.
- Stel de actie in: met deze stap maakt u de e-mail die naar uw gebruiker wordt gestuurd. Het systeem kan gegevens uit de afspraak gebruiken om de e-mail te genereren, vergelijkbaar met autotext. Zo kunt u gebruikers bijvoorbeeld bij naam aanspreken of specifieke afspraakgegevens meegeven.
Om de Zoom-link te versturen, moet u ervoor zorgen dat “Join url” in de body staat.
- Test en ga verder.
- Zet de automatisering aan.
Vanaf dat moment zal Zapier automatisch een nieuwe vergadering in Zoom aanmaken en vervolgens uw klant e-mailen met alle informatie, zodat die alles heeft wat nodig is.
Een alternatief voor deze stap is om de opvolgmail in SuperSaaS zelf in te stellen als een tweede herinnering, zodat uw klanten toch een e-mail met alle informatie ontvangen.
Zijn er alternatieven?
Natuurlijk. Om er maar een paar te noemen: MS Teams, Amazon Chime, Skype en Google Hangouts. Elke videobelsoftware die u een persoonlijke Meeting ID of URL geeft, kunt u met SuperSaaS gebruiken door de stappen voor de persoonlijke Meeting ID uit deze blog te volgen.
Met deze stappen kunt u uw videobelafspraken succesvol instellen. Neem gerust contact op met ons supportteam als u nog vragen hebt over de bovenstaande instructies.
Lees meer over hoe u succesvolle online vergaderingen organiseert.