Het kan lastig zijn om overal overzicht over te houden. Daarom is het handig om al uw taken bij te houden met een van de vele online taakbeheertools. Daarom heeft SuperSaaS een aantal integratiesjablonen gemaakt waarmee u processen automatiseert via Asana, Todoist en Things. Bij elke nieuwe afspraak die in SuperSaaS wordt gemaakt, wordt automatisch een taak aangemaakt in de tool van uw keuze.
Webhooks
We hebben het wonderlijke potentieel van webhooks al eerder besproken. Webhooks zorgen ervoor dat de ene applicatie in realtime processen kan starten in een andere gekoppelde applicatie. Bij SuperSaaS maken we deze koppelingen via de programma’s Zapier en Make, waarmee u eenvoudig communicatie tussen meerdere tools opzet. We hebben nu een paar nieuwe sjablonen toegevoegd waarmee uw takenlijst automatisch wordt bijgewerkt.
De webhooks maken een nieuwe taak aan in een van de taakbeheertools. Alle basisstappen zijn aanwezig, maar u kunt de opties van de taakbeheertool aanpassen aan uw eigen wensen en behoeften. U kunt bijvoorbeeld eigen notities toevoegen, de taak laten ontstaan wanneer er een herinneringsbericht vanuit SuperSaaS wordt verstuurd, of de taak aan een specifieke persoon laten toewijzen.
Zo werkt het
In het volgende voorbeeld willen we een taak maken voor elke vergaderruimte die wordt geboekt, waarbij die taak notities bevat over alles wat in die ruimte moet worden klaargezet. Met de integratie ingesteld in Zapier of Make verloopt dit proces automatisch:
- Een gebruiker gaat naar onze planning en maakt een afspraak voor de gewenste vergaderruimte met alle bijzondere wensen erbij, bijvoorbeeld koffie of thee, lunch of een snack.
- De informatie wordt naar Zapier of Make gestuurd en zij geven die door aan de gebruikte taakbeheertool.
- De taakbeheertool maakt een taak aan met alle gegevens van de afspraak.
Er zijn meer voorbeelden van hoe handig deze integraties zijn voor een soepel verloop. We willen bijvoorbeeld het schoonmaakteam laten weten wanneer er een pauze zit tussen twee vergaderingen in de ruimte, zodat zij binnen kunnen komen, de ruimte kunnen schoonmaken en klaarzetten voor het volgende gebruik. Dat kan eenvoudig door:
- De vergaderingen die op de SuperSaaS-agenda worden geboekt, hebben een vaste begin- en eindtijd.
- De tijdinformatie wordt naar Zapier of Make gestuurd en zij geven die details door aan de tool.
- De taakbeheertool stuurt een melding naar het schoonmaakteam dat de vergadering 30 minuten eerder eindigt, zodat zij genoeg tijd hebben om spullen te pakken en de ruimte voor te bereiden.
Nog een voorbeeld is een kunstles. Het is belangrijk dat de docent op tijd weet hoeveel mensen de les volgen en hoeveel doeken of andere materialen nodig zijn. Ook dat kan eenvoudig met de integratie van de taakbeheertool:
- De kunstdocent stelt zijn SuperSaaS-planning zo in dat er 48 uur voor de les geen reserveringen meer worden geaccepteerd.
- De geplande aantallen deelnemers worden samen met een herinnering om kunstbenodigdheden te kopen via de integraties van Zapier of Make met Asana aan de docent gestuurd.
Makkelijk toch? Deze integratie is vooral handig voor terugkerende taken zoals voorbereidend werk. U kunt standaardnotities toevoegen aan de taak die elke keer opnieuw worden weergegeven. Een aantal taakbeheertools laat ook toe dat een specifieke teamgenoot aan de taak wordt gekoppeld, zodat alleen die persoon een melding in zijn inbox krijgt. U kunt daarnaast ook nog extra aangepaste opties toevoegen, afhankelijk van de taakbeheertool die u gebruikt. Klik op een van de links hieronder om te beginnen met het instellen van uw gewenste integratie.
Zapier
Met een account bij Zapier vindt u de integraties die SuperSaaS aanbiedt voor taakplanning. U kunt beginnen door een van deze links te kiezen die past bij de software voor taakbeheer die u gebruikt of wilt gebruiken:
Make
Na het aanmaken van een account bij Make of het inloggen daarin vindt u de integraties die SuperSaaS heeft voor taakbeheertools. Klik op een van de onderstaande links om te starten met het koppelen van SuperSaaS aan uw favoriete taakbeheertool:
Als u vragen hebt over SuperSaaS en de integraties, neem dan gerust contact met ons op.