Wie is Mosaic Erie en waarom zou u deze casestudy lezen?
Mosaic Erie werd in oktober 2017 opgericht door Chris en Christine. Mosaic Erie, kortweg MoE, begon als een gezamenlijke fotostudio om het probleem op te lossen van het verhuren van ruimte voor korte tijdsblokken en om particulieren en kleine bedrijven een gedeelde ruimte te bieden voor lessen en workshops. Dit is het verhaal van hoe MoE online afsprakenplanning gebruikte om het boekingsproces te automatiseren en de bedrijfsefficiëntie te verhogen.
Als u wilt begrijpen hoe u uw eigen online boekingsplanning voor lessen, workshops, evenementen of ruimteverhuur opzet, vindt u hieronder alle nodige stappen om SuperSaaS te gebruiken voor het automatiseren van uw proces.
Waarom was Mosaic Erie op zoek naar een online planningssysteem?
Binnen enkele weken na de start kreeg MoE een stroom vragen over beschikbaarheid van ruimtes, huurprijzen, het boekingsproces, lestijden en beschikbare plaatsen. Naarmate het aantal boekingen groeide, werd het handmatig beheren van lessen via telefoon en e-mail steeds zwaarder en tijdrovender. Die toenemende werkdruk zorgde ervoor dat MoE ging kijken hoe ze het planningsproces volledig konden automatiseren. Na vergelijking van de opties koos MoE voor SuperSaaS om hun boekingssoftware voor lessen en ruimteverhuur te beheren. Het uiteindelijke doel was om het boekingssysteem flexibel, makkelijk te gebruiken en transparanter te maken.
De oplossing: een online planning voor ruimteverhuur en lessen
Stap 1: De eisen begrijpen
De eerste stap bij het oplossen van elk probleem is het exacte vraagstuk begrijpen en mogelijke oplossingen in kaart brengen. MoE besloot dat de beste oplossing was om twee aparte planningssystemen te maken. Eerst een planning voor individuele reserveringen van gedeelde ruimte, en daarnaast een planning voor studenten waarmee zij de beschikbare lessen en workshops konden bekijken en boeken.
Stap 2: Een type planning kiezen voor elk onderdeel
SuperSaaS biedt drie soorten planningen voor verschillende toepassingen, situaties en bedrijven. Het kiezen van het meest geschikte type planning voor uw situatie is een van de belangrijkste stappen bij het opzetten van het systeem.
Planning voor ruimteverhuur
Een resource planning is een planning die draait om afzonderlijke personen of objecten.
Omdat de beschikbare ruimte voor reserveringen een schaars middel is dat slechts voor bepaalde periodes beschikbaar is, maakte MoE een resource planning als oplossing voor de ruimteverhuur.
Planning voor lessen en workshops
Een capaciteitsplanning werkt het best voor groepsactiviteiten zoals lessen en workshops.
Elke les of workshop van MoE heeft een eigen prijs en een eigen maximale capaciteit, dus maakte MoE een capaciteitsplanning voor het beheer van lessen en workshops.
Stap 3: Het boekingsproces voor eindgebruikers instellen
Zodra de planningstypes waren gekozen en ingesteld, was de opzet compleet. Daarna moest MoE het echte boekingsproces nog afstemmen op wat gebruikers zouden zien en doen, zoals hieronder te zien is:
Figuur 1: Proces voor ruimteverhuur bij MoE
Mogen gebruikers herhaalboekingen maken of niet? Mogen gebruikers zich op een wachtlijst zetten als een reservering wordt geannuleerd? Wat zijn de openingstijden? Moeten boekingen worden betaald of goedgekeurd? Kan de gebruiker een kortingscode toepassen? Moeten nieuwe afspraken worden bevestigd? Aan wie? Hoe vaak moet MoE herinnerings- en follow-upmails sturen? Waar komt de gebruiker terecht nadat de boeking is afgerond? SuperSaaS biedt gedetailleerde controle over elk van deze onderdelen van het boekingsproces, en MoE kon veel van deze vragen gebruiken om een duidelijk proces voor hun SuperSaaS-agenda op te zetten.
Nadat de aanpassingen voor de ruimteverhuur waren afgerond, ging MoE verder met het maken van de tweede planning voor studentenlessen en workshops.
De tweede boekingsplanning moest studenten in staat stellen lessen en workshops te boeken zoals die door Mosaic Erie werden aangeboden. Moeten de lessen dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks op datum of maandelijks op dagbasis terugkeren, en dit telkens tot een bepaalde einddatum? Wat is de bovengrens voor elke les of workshop? MoE beantwoordde deze vragen om een krachtiger en meer persoonlijke planning met een boekingsproces te maken zoals hieronder weergegeven:
Figuur 2: Boekingsproces voor het plannen van lessen en workshops bij MoE
Stap 4: Betaling instellen
Om betalingen van gebruikers voor de lessen en workshops te kunnen ontvangen, stelde MoE een betaaloplossing in voor online betalingen. Met de flexibele betaalopties van SuperSaaS kon MoE het betaalgedeelte aanpassen om pakketten aan te bieden voor specifieke onderdelen en exclusieve kortingen en promoties om nieuwe gebruikers aan te trekken.
Stap 5: De planning testen als eindgebruiker
Toen de opzet klaar was, testte MoE de externe weergave van de planning zoals hieronder te zien is:
Figuur 3: Externe weergave van de MoE-planning met gegevens die MoE van gebruikers opvraagt
Stap 6: De planning delen om boekingen te starten
Om boekingen makkelijk toegankelijk te maken, deelt MoE hun online planningskalender in de promotiecontent op hun website en socialmediakanalen. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe MoE een planningslink deelt met gebruikers en hun socialmedia-volgers:
Figuur 4: MoE deelt een link naar hun online boekingssysteem op de Facebook-pagina
De overstap naar online planning bracht MoE meerdere voordelen
Binnen enkele uren had MoE hun volledige boekingsproces omgezet naar een volledig geautomatiseerd, professioneel en gebruiksvriendelijk online boekingssysteem. Het planningsproces is nu duidelijker en eenvoudiger voor het MoE-team, voor de particulieren en bedrijven, en voor de studenten. Door hun afspraakboekingen naar een online systeem te verplaatsen, kan MoE nu meer flexibiliteit bieden aan gebruikers en 24/7 beschikbaar zijn. MoE heeft ook kostenbesparingen tot 80 procent gezien dankzij betere informatie-uitwisseling op de juiste plekken, tot 20 procent tijdwinst en uiteindelijk bedrijfsgroei door conversie- en bereiktools zoals e-mailherinneringen die no-shows verminderen.
Wat is SuperSaaS?
SuperSaaS is een online afspraakplanningsapplicatie die flexibel, toegankelijk en sterk aanpasbaar is. Enkele van de belangrijkste mogelijkheden zijn snel en eenvoudig boeken, gebruiksvriendelijke aanpassing, mobiele compatibiliteit, integraties met Google Agenda en Outlook, en betalingsverwerking.
SuperSaaS kan worden gebruikt door scholen, universiteiten, fotografen, therapeuten, medische instellingen, hondenuitlaters en andere dierverzorgingsdiensten, coaches en andere onderwijsgerelateerde bedrijven, yogadocenten, personal trainers, kookscholen, reisbedrijven, autounterhoudsbedrijven, fitnessstudio’s, recreatiebedrijven, hotels en vakantieverhuur, schoonheidssalons, reparatiespecialisten, financiele diensten, winkels en nog veel meer. Het systeem is geschikt voor vele toepassingen zoals vergaderruimtes boeken, sollicitatiegesprekken plannen, verhuur, sportveldboekingen, COVID-vaccinaties en nog veel meer. Voor betalingsproviders kunt u de betaalmethodes verder instellen.
U kunt de volledige casestudy downloaden om de gedetailleerde stappen te zien van hoe MoE SuperSaaS gebruikte om hun boekingssysteem op te zetten.
Registreer u vandaag nog voor een gratis proefperiode om meer te ontdekken over wat SuperSaaS voor uw bedrijf kan betekenen. Als u specifieke vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op.