SuperSaaS is oneindig aanpasbaar, maar het kan lastig zijn om alle nuttige mogelijkheden te ontdekken. In dit artikel laten we een aantal tips en trucs zien om SuperSaaS zo effectief mogelijk te gebruiken voor sales en accountmanagementteams.
- Kies een passend type planning voor uw situatie
- Neem meer controle over uw planning
- Voorkom vergaderingen op het laatste moment
- Neem een pauze door buffertijd tussen vergaderingen toe te voegen
- Voorkom dat vergaderingen uw hele dag opslokken
- Stel beginmomenten met beperkingen in
- Rond de eindtijd van afspraken af
- Keurt u boekingen goed
- Ontvang een e-mail- of sms-melding telkens wanneer iemand een boeking maakt
- Ontvang meldingen op uw mobiele telefoon
- Stroomlijn uw communicatie
- Maak uw planning aantrekkelijker in de lay-out
- Beheer klantinformatie veilig
- Vergroot de gebruiksvriendelijkheid van uw planning
- Koppel SuperSaaS aan andere software
Kies een passend type planning voor uw situatie
1. Laat meerdere planningen automatisch samenwerken
Wanneer meerdere teamleden beschikbaar moeten zijn voor dezelfde vergadering, kunt u gebruikmaken van de service planning.
Maak een nieuwe service aan die afhankelijk is van de beschikbaarheid van al deze teamleden en het systeem vindt automatisch tijdslots die voor iedereen passen.
Daarnaast wordt een vergadering die op de serviceplanning wordt geboekt ook automatisch toegevoegd aan elke individuele planning.
2. Laat klanten hun voorkeursmedewerker kiezen
Als klanten een afspraak willen maken met een specifieke medewerker van uw team, gebruikt u een enkele serviceplanning. Dat kunt u doen door services aan te maken op naam van de teamleden. Elke service in de planning hangt dan af van de individuele resourceplanning van die specifieke medewerker.
De planning ziet er dan ongeveer zo uit:
Voeg specialisaties, foto’s of gewoon extra informatie toe in de serviceomschrijving.
3. Koppel elke teamgenoot aan een taak
Wanneer u leads wilt koppelen aan een beschikbare salesmedewerker, gebruikt u de resourceplanning met meerdere resources. Vergaderingen blijven op elk moment van de dag worden ingepland totdat er geen medewerkers meer beschikbaar zijn voor dat tijdslot.
U doet dit door de wizard voor een nieuwe planning te openen en een resourceplanning met meerdere resources aan te maken.
Voeg al uw salesmedewerkers toe aan de planning zoals hieronder te zien is:
U kunt ook de individuele beschikbaarheid van elke medewerker instellen via Planningsnaam > Beheren > tabblad Openingstijden zoals hieronder te zien is:
4. Vooraf ingestelde vergaderduur
Kies voor elke groep leads een andere vergaderduur.
Laat hen kiezen uit verschillende lengtes van afspraken op uw planning op drie verschillende manieren.
a) Een enkele planning
Laat klanten een enkele planning gebruiken met een keuzemenu om de lengte van de afspraak te selecteren.
U kunt verschillende afspraaklengtes instellen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Resources/Services zoals hieronder te zien is:
Wanneer u deze optie toevoegt, worden de tijden op de planning als volgt weergegeven:
b) Laat elk type vergadering als aparte gebeurtenis zien
Als u ze als aparte onderdelen op de planning zelf wilt tonen, kunt u ook de serviceplanning combineren met de resourceplanning. Maak een enkele resourceplanning voor een individu en maak een serviceplanning met verschillende services.
Elke service in deze planning krijgt een duur onder Planningsnaam > Configureren > tabblad Services, zoals hieronder te zien is:
Wanneer u een serviceplanning gebruikt, ziet uw planning er voor klanten zo uit:
Beide planningen kunnen dezelfde functie vervullen. Het verschil zit in de lay-out voor uw klanten.
c) Maak gebruikersgroepen aan
Maak een aparte planning voor elke fase van het onboardingproces van een klant, bijvoorbeeld “Welkomstgesprek”, “Account instellen”, “Kwartaalgesprek” en zo verder. Begeleid hen door het proces door de relevante links voor die fase te delen. Voeg hen toe aan verschillende gebruikersgroepen en beperk hun toegang tot alleen specifieke planningen.
Dat doet u via het tabblad “Gebruikersbeheer” in uw dashboard door op de optie “Gebruikersgroepen” te klikken, zoals hieronder te zien is:
U komt dan op een scherm waar u gebruikersgroepen kunt aanmaken op basis van uw wensen, zoals hieronder te zien is:
Zodra u de juiste groepen hebt gemaakt, kunt u elke klant eenvoudig aan een specifieke groep toevoegen door op de bewerkknop van die klant te klikken en de juiste gebruikersgroep te selecteren, zoals hieronder te zien is:
U kunt groepen bijwerken of aanpassen en de toegang voor klanten wijzigen op basis van de fase waarin zij zich in de salesfunnel bevinden.
5. Gebruik een capaciteitsplanning voor groepsactiviteiten
Gebruik de capaciteitsplanning voor groepsactiviteiten zoals webinars, trainingssessies of groepsonboardinggesprekken voor klanten met vergelijkbare behoeften.
Neem meer controle over uw planning
6. Voorkom vergaderingen op het laatste moment
Geef uzelf genoeg tijd om u voor te bereiden op een vergadering door een minimale meldingsperiode in te stellen.
U kunt dit instellen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces, zoals hieronder te zien is:
7. Neem een pauze door buffertijd tussen vergaderingen toe te voegen
Houd rekening met reistijd en voorbereidingstijd. Voeg automatisch buffertijd toe tussen vergaderingen om rustig te kunnen ontspannen en u voor te bereiden op de volgende afspraak.
Dat kunt u doen via Planningsnaam > Configureren > Resources/Capacity zoals hieronder te zien is:
8. Voorkom dat vergaderingen uw hele dag opslokken
Stel specifieke dagen of specifieke uren per dag in voor vergaderingen. Laat mensen alleen op die beschikbare momenten een afspraak boeken en houd uw “vrije dagen” productief.
U kunt uw beschikbaarheid instellen via Planningsnaam > Beheren > tabblad Openingstijden, zoals hieronder te zien is:
Het is ook mogelijk om de beschikbare tijden op een specifieke dag in twee verschillende tijdvakken op te delen.
9. Stel beginmomenten met beperkingen in
Uw afspraken kunnen op elk tijdstip van de dag beginnen wanneer u beschikbaar bent. Toch is het handiger als afspraken starten aan het begin van elk uur of elk half uur en zo verder.
Beperk afspraken zodat ze starten aan het begin van elk uur via Planningsnaam > Configureren > tabblad Resources/Services zoals hieronder te zien is:
Wanneer u * :00 toevoegt, laat u afspraken bijvoorbeeld beginnen om 9:00, 10:00, 11:00 enzovoort, ervan uitgaand dat uw dag om 9:00 begint.
Andere vaak gebruikte startmomenten met beperkingen zijn * :30, * :15, * :10, * :45, enzovoort.
10. Rond de eindtijd van afspraken af
Wanneer afspraken op elk moment kunnen beginnen, kunnen zij ook eindigen op willekeurige tijden zoals 4:37 pm, 2:11 pm, 9:58 am en zo verder, waardoor de volgende vergadertijden vreemd ogen.
Rond de tijden af op een veelvoud van 5 of 10 minuten of op het dichtstbijzijnde kwartier om het overzichtelijker te maken.
Dat kunt u doen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Resources/Services zoals hieronder te zien is:
11. Keur uw boekingen goed
U hebt meer controle over welke boekingen op uw planning worden bevestigd. Stel het systeem zo in dat het eerst uw goedkeuring vraagt voordat de bevestigingsmail of sms wordt verstuurd.
Dat doet u via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces zoals hieronder te zien is:
12. Ontvang een e-mail- of sms-melding telkens wanneer iemand een boeking maakt
Zorg ervoor dat u op de hoogte blijft van alle boekingen op uw planning zonder steeds naar uw planning te hoeven kijken. Stel het systeem zo in dat u een sms- of e-mailmelding krijgt telkens wanneer er een boeking wordt gemaakt. Dat doet u via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces zoals hieronder te zien is:
Een goede manier om goed geïnformeerd te blijven is het systeem zo in te stellen dat u aan het einde van de dag een overzicht van de afspraken krijgt.
13. Ontvang meldingen op uw mobiele telefoon
Een andere goede manier om op de hoogte te blijven van de afspraken op uw planning is automatische meldingen ontvangen op uw Android-telefoon of iPhone.
Download de Make-app en koppel uw SuperSaaS-account aan de Make-sjabloon om dit in te stellen.
Stroomlijn uw communicatie
14. Voorkom eindeloze e-mailuitwisselingen
Verspil geen tijd aan heen-en-weer e-mails zoals “Waar zullen we afspreken?”, “Hoe kan ik u bereiken?”, “Wanneer bent u beschikbaar?” of “Dit tijdstip werkt niet voor mij. Kunnen we dit verzetten?”.
Maak voor elk type vergadering een aparte planning. Pas e-mail- of sms-herinneringen en bevestigingsberichten aan zodat alle relevante details over locatie, instructies, contactgegevens en meer zijn opgenomen.
Dat doet u via Planningsnaam > Configureren > Lay-out zoals hieronder te zien is:
Activeer de herinnerings- en bevestigingsberichten via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces zoals hieronder te zien is:
Dat vermindert de tijd die verloren gaat aan heen-en-weer mailen en klanten kunnen alle relevante informatie op een centrale plek vinden.
15. Personaliseer uw e-mails
Automatische berichten kunnen onpersoonlijk en kil overkomen. Personaliseer uw e-mail met klantgegevens zoals naam, gegevens van de afspraak, boekings-ID enzovoort via magische woorden.
U kunt meer lezen over het gebruik van magische woorden op onze Support-pagina.
16. Stuur follow-upmails
Het sturen van follow-upmails kan uw conversie van lead naar klant verhogen. Laat het systeem automatisch een follow-upmail versturen met productinformatie en andere bedrijfsinformatie.
U kunt follow-upmails instellen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces zoals hieronder te zien is:
U kunt de follow-upmails aanpassen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Lay-out zoals hieronder te zien is:
17. Deel snel uw planningslink
Voeg uw planningslink of een call-to-action-knop toe aan uw e-mailhandtekening en stuur mensen direct door naar uw online boekingsplanning.
U kunt ook het onderstaande sjabloon aanpassen om mensen aan te moedigen een afspraak te boeken.
Hoi,
Ik ben beschikbaar op [vul de tijd in waarop u beschikbaar bent], maar als u dan niet kunt, plan dan gerust een passend moment in om de afspraak hier op mijn planning vast te leggen [voeg hier uw planningslink in].
Ik hoor graag van u.
Met vriendelijke groet
[Uw naam en functie]
Maak uw planning aantrekkelijker in de lay-out
18. Gebruik huisstijlelementen op uw planning
Uw huisstijl is belangrijk voor u en uw klanten. U wilt uw merk terug laten komen in al uw communicatie, ook in uw online afsprakenplanning. In SuperSaaS kunt u eenvoudig de volgende huisstijlelementen aanpassen:
a) Lay-outkleuren toevoegen
U kunt de lay-outkleuren van uw planning en uw dashboard aanpassen.
Ga naar het tabblad “Lay-outinstellingen” op uw dashboard om de kleuren van het interne systeem te beheren.
U kunt fijne kleurdetails van uw dashboard beheren, zoals tekstkleur, kopkleur, achtergrondkleur en meer.
U kunt ook de kleuren op uw planning aanpassen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Lay-out zoals hieronder te zien is:
Wanneer u de kleurinstellingen bekijkt, kunt u details van uw planning aanpassen, zoals de kleuren van geboekte afspraken, de kleur van lege vakken en de kleurindicatoren van eigendom.
b) Voeg een doorverwijs-URL toe
Deel extra informatie met uw klanten of houd hen op de hoogte van uw nieuwste prestaties. Gebruik de optie doorverwijs-URL om klanten na het afronden van een boeking naar een specifieke webpagina te sturen.
U kunt gebruikers automatisch doorsturen door de doorverwijs-URL toe te voegen via Planningsnaam > Configureren > tabblad Proces zoals hieronder te zien is:
c) Voeg uw bedrijfslogo toe
Uw bedrijfslogo is een belangrijk onderdeel van uw merk.
Voeg uw bedrijfslogo toe aan uw dashboard en uw planning via het tabblad “Lay-outinstellingen” op uw dashboard.
U kunt klanten ook de mogelijkheid geven om uw bedrijfswebsite of uw productinformatie te bezoeken wanneer zij op uw logo klikken.
d) Gebruik uw eigen aangepaste domeinnaam
U kunt een aangepast domein maken voor uw planningslink, zoals schedule.uwbedrijf.com. Zo zien uw klanten duidelijk dat de planning van u is.
U kunt de handleiding voor aangepaste domeinen volgen om uw eigen domein in te stellen.
19. Voeg een menselijk element toe aan uw planning-lay-out
Niemand vindt het prettig om door een ruimte te gaan die mechanisch en onpersoonlijk aanvoelt. Geef uw planning een menselijk tintje door uw foto of die van uw team toe te voegen aan de witte ruimte boven de planning.
Om dit te bereiken moet u eerst uw foto uploaden op het web.
Gebruik daarna de URL om de afbeeldingslink in de witte ruimte boven de planning toe te voegen, samen met uw persoonlijke boodschap via Planningsnaam > Configureren > tabblad Lay-out, zoals hieronder te zien is:
U kunt ook uw berichten personaliseren boven de planning, en u vindt enkele tips om uw berichten te personaliseren op onze supportpagina.
Beheer klantinformatie veilig
20. Importeer en exporteer klantgegevens
Voorkom dubbel werk en voeg uw bestaande klantgegevens toe aan het systeem. Dat kunt u doen via het tabblad “Importeren” op uw SuperSaaS-dashboard.
21. Voeg aangepaste formulieren toe om meer klantinformatie te krijgen
Verzamel meer informatie over uw klanten door uw eigen vragenlijst te ontwerpen. Gebruik de optie voor aangepaste formulieren om uw eigen vragenlijst te maken.
U kunt dit doen door vanuit uw dashboard een nieuw formulier aan te maken:
Pas de formuliervelden aan om meer klantinformatie te verzamelen, zoals wensen, bedrijfsnaam en meer. Om het formulier aan uw planning te koppelen, gaat u naar Planningsnaam > Configureren > Proces en koppelt u het formulier zoals hieronder te zien is:
Laat klanten het formulier invullen voordat zij de reservering maken, zodat u al voldoende informatie hebt voordat het gesprek begint.
22. Voeg een supervisorveld toe om klantspecifieke informatie op te slaan
Sommige klanten hebben speciale wensen of bijzondere verzoeken. Bewaar die in het supervisorveld, dat zichtbaar is voor interne gebruikers maar niet voor klanten. Volg de videohandleiding om het supervisorveld in te stellen.
Vergroot de gebruiksvriendelijkheid van uw planning
23. Stel terugkerende afspraken in met een enkele klik
Laat klanten met een enkele klik een terugkerende afspraak boeken. U kunt onze videohandleiding volgen of de instructies lezen in onze documentatie om deze functie te gebruiken.
24. Laat klanten de tijd zien in hun eigen tijdzone
Laat klanten de tijd van een afspraak in hun eigen tijdzone zien wanneer u afspraken plant met klanten over de hele wereld.
Dat doet u via het tabblad “Lay-outinstellingen” op uw dashboard, zoals hieronder te zien is:
25. Blijf toegankelijk in meerdere talen
Klanten geven de voorkeur aan een systeem dat hun eigen taal spreekt. SuperSaaS is beschikbaar in meer dan 35 talen en laat klanten hun eigen taal kiezen om de planning te bekijken.
Dat doet u via het tabblad “Lay-outinstellingen” op uw dashboard, zoals hieronder te zien is:
Koppel SuperSaaS aan andere software
26. Synchroniseer meerdere kalenders met uw planningen
Soms komen zakelijke verplichtingen in de weg van uw persoonlijke plannen. Voorkom dubbele boekingen door uw persoonlijke en werkplanning te synchroniseren. U kunt uw Google Agenda koppelen aan uw SuperSaaS-planning.
Als u afspraken vanuit Google Agenda aan uw SuperSaaS-planning wilt toevoegen, kunt u dat doen via Planningsnaam > Beheren > Synchroniseren zoals hieronder te zien is:
U kunt de stap-voor-stap-instructies op onze website volgen om de synchronisatie in te stellen. Als u nieuwe evenementen uit uw SuperSaaS-planning wilt toevoegen of bijwerken in uw Google Agenda, kunt u de Zapier-integratiesjabloon gebruiken om de twee platformen te koppelen.
27. Maak automatisch een vergaderlink in Zoom aan
Koppel met uw teamgenoten via Zoom. Koppel simpelweg uw Zoom- en SuperSaaS-account aan de voorgedefinieerde sjabloon en elke keer wanneer een afspraak bijna begint, maakt deze integratie automatisch een Zoom-vergaderlink aan.
28. Voeg nieuwe leads toe aan Salesforce
U wilt uw gesprekken met leads volgen, maar niet handmatig de gegevens van leads invoeren in uw Salesforce-systeem. Daar hoeft u zich met SuperSaaS geen zorgen over te maken. Gebruik de voorgedefinieerde sjabloon voor Salesforce-integraties en nieuwe leads worden automatisch toegevoegd aan Salesforce telkens wanneer er een nieuwe afspraak op uw online planning wordt gemaakt.
29. Genereer automatisch een join.me-link voor de vergadering
Vergeet de angst om een vergadering te missen door uw SuperSaaS- en Join.me-account te koppelen. Degene die de afspraak maakt in SuperSaaS ontvangt automatisch een e-mail van join.me met een directe link naar de online vergaderruimte. Zo kunt u aan de vergadering deelnemen zonder u zorgen te maken over het handmatig aanmaken van een nieuwe sessie in join.me.
En als u nog specifieke vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op via ons contactformulier.