Beheer de capaciteit van een locatie
Om aan de richtlijnen voor afstand houden te voldoen, is het vaak niet genoeg om alleen de totale capaciteit van een locatie te beheren. Soms moet u ook het aantal mensen regelen dat tegelijk aankomt of vertrekt. Een zwembad of kinderdagverblijf kan bijvoorbeeld prima 50 mensen herbergen, maar als iedereen tegelijk aankomt, levert dat alsnog problemen op bij de ingang of de kleedkamers. En los van gewenste afstand kunnen er ook andere redenen zijn waarom gespreide aankomst van bezoekers handig is.
Zoals uitgelegd in een eerdere blog over wachtrijbeheer, kunt u met SuperSaaS een wachtrij opzetten waarbij bijvoorbeeld elke 15 minuten 10 klanten worden toegelaten. Maar voor een zwembad wilt u niet dat die 10 mensen na 15 minuten alweer vertrekken; liever laat u de eerste groep blijven terwijl de volgende groep binnenkomt. Dat kan door een planningsschema te maken dat gespreide afspraken toestaat, met zowel een limiet op de groepsgrootte als op het totaal.
U zou dit kunnen opzetten met één “capaciteitsplanning” door veel kleine vakken in een gespreid patroon te maken, elk met de capaciteit van één groep. Maar al die vakken maken is tijdrovend en later aanpassen is ook omslachtig. Bovendien oogt het wat verwarrend en kunnen gebruikers hun afspraak niet makkelijk naar een ander tijdslot verplaatsen.
Dit voorbeeld is niet heel overzichtelijk en kost veel werk om te maken
Maak een aparte planning voor elke groep
Er is een betere aanpak, al is die wel iets lastiger om in te stellen. U maakt eerst een aparte planning voor elke groep en daarna een planning die de groepen samenvoegt tot één kalender.
Nadat u een account hebt aangemaakt, gebruikt u de wizard “New schedule” om een planning van het type resource te maken, waarbij het aantal resources gelijk is aan de groepsgrootte. Een groep mag uiteraard ook uit één persoon bestaan. Daarna gebruikt u de wizard opnieuw om die planning te kopiëren; het aantal kopieën is het aantal groepen dat tegelijk aanwezig is. Op elke kopie stelt u vervolgens een ander beginmoment in, bijvoorbeeld “9:00, 10:00, 11:00” op de ene planning en “9:15, 10:15, 11:15” op de andere. U kunt ook de korte vorm “*:00, *:30” gebruiken, waarmee u aangeeft dat die groepen op tijden starten die eindigen op :00 of :30.
Ten slotte gebruikt u de wizard om een planning van het type service te maken die de groepen samenbrengt. Op deze planning stelt u openingstijden in en maakt u één service die de lengte van een groep aangeeft. In de wizard definieert u die service als “Groep 1” of “Groep 2” of “Groep 3” of “Groep 4”.
Vergeet niet de schakelaar van “and” naar “or” te zetten
Voilà: de resulterende kalender laat mensen zich aanmelden voor een specifiek tijdslot totdat die groep vol is. Daarna verdwijnt het slot.
Dit ziet de beheerder; u kunt de bestaande afspraken voor gebruikers verbergen
Als u vragen hebt die niet in onze uitgebreide documentatie worden beantwoord, neem dan gerust contact met ons op.