Medewerkers keren overal terug naar kantoor, maar het kantoorleven ziet er niet meer helemaal uit zoals vroeger. Misschien werkt u nu met een kleiner kantoor of met een coworkingruimte waarin werkplekken gedeeld worden. In die gevallen kan online afsprakenplanning helpen om ervoor te zorgen dat er voor iedereen een vrije werkplek is. Heeft uw kantoor vergaderruimtes? Maak dan een extra planning aan en geef alle medewerkers toegang.
Zo maakt u uw kantoorplanning aan
U kunt voor elke werkplek een aparte planning maken voor resources en die samenbrengen in een overkoepelende planning. Zo houdt u alles overzichtelijk.
De snelste en eenvoudigste manier is om een planning te maken voor meerdere resources, waarin elke beschikbare werkplek zit die medewerkers kunnen reserveren. Maak daarna een serviceplanning met de beschikbare tijden waarvoor medewerkers een werkplek kunnen boeken.
Als u geen overzicht nodig hebt, is een capaciteitsplanning met tijdsloten ook een optie. U kunt dan per tijdslot de capaciteit begrenzen. Zo zijn er genoeg bureaus voor iedereen, maar kunnen medewerkers bij aankomst zelf een vrije werkplek kiezen. Optioneel kunt u een wachtlijst toevoegen om eventuele lege plekken op te vullen wanneer iemand ziek is.
Lees meer over de verschillende planningen.
Let op: u kunt onbeperkt planningen maken, zelfs in de gratis versie, dus het maakt niet uit hoeveel kantoorruimtes u hebt.
Maak een planning voor uw vergaderruimtes, zodat u klanten kunt ontvangen
Voor vergaderruimtes is het meestal het handigst om een extra planning te maken. U kunt een capaciteitsplanning gebruiken als u het aantal mensen in de ruimte wilt begrenzen, of een resourceplanning als u maar één persoon tegelijk op die ruimte wilt laten boeken. Komt uw kantoor ook klanten ontvangen, dan kunt u de vergaderruimteplanning gebruiken als rustige overlegplek zonder overlap of dubbele boekingen.
Lees meer over hoe u een planning voor een vergaderruimte opzet in onze tutorial.
Voeg een wachtlijst toe wanneer alle werkplekken bezet zijn
U kunt een wachtlijst toevoegen zodat medewerkers zich kunnen aanmelden als de kantoorplanning al vol zit. In SuperSaaS is die optie beschikbaar voor alle capaciteitsplanningen. Als een medewerker ziek wordt of toch thuis gaat werken, krijgt de eerstvolgende medewerker een melding en kan die dag naar kantoor komen. Met deze functie haalt u nog steeds het meeste uit uw kantoorruimte zonder de capaciteit handmatig te hoeven beheren.
Lees hoe u een wachtlijst instelt.
Overweeg een creditsysteem om de ruimte eerlijk te verdelen
Misschien wilt u het kantoor voor iedereen even toegankelijk maken. Dan is het handig om iedereen credits te geven. Die kunnen ze “uitgeven” aan het reserveren van een werkplek op kantoor. Zo krijgt iedereen de kans om op kantoor te werken.
Tip: Als u de credits elke maand automatisch wilt resetten, kunt u een startkrediet instellen dat maandelijks terugkeert. Zo hoeft u niet steeds handmatig credits toe te voegen wanneer iemand door zijn saldo heen is. U kunt de aanwezigheid natuurlijk ook eenvoudiger volgen als u de credits zelf toevoegt.
Lees onze tutorial over het instellen van een creditsysteem.
Stel uw medewerkers op de hoogte van nieuwe bedrijfsregels
Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers op de hoogte zijn van nieuwe of bestaande bedrijfsregels, kunt u hen via e-mail of sms informeren. Als medewerkers hun bureau delen, is het handig om voorafgaand aan een kantoordag een melding te sturen waarin iedereen eraan wordt herinnerd om zijn bureau aan het einde van de dag leeg te maken.
Lees hoe u herinneringen instelt voor uw kantoor.
Een andere optie is om een formulier toe te voegen aan het boekingsproces zodat uw medewerkers op de hoogte zijn van de bedrijfsregels. U kunt ook een selectievakje toevoegen, zodat medewerkers moeten aangeven dat zij de regels hebben gelezen voordat zij verder kunnen. Dat is vooral handig als u wilt controleren of nieuwe updates zijn gelezen.
Lees meer over een formulier instellen.
Als u een capaciteitsplanning gebruikt en niet elke keer een kopie van het bedrijfsbeleid wilt sturen wanneer een medewerker een kantoordag plant, kunt u er ook voor kiezen om handmatig een melding te sturen vanuit uw eigen mailapp. U kunt daarvoor eenvoudig de e-mailadressen kopiëren van alle gebruikers die een specifiek tijdslot hebben geboekt via Supervise > Overview, daarna op het vergrootglas naast dat tijdslot klikken, en vervolgens op de link “Email all in this slot” klikken om de lijst met e-mailadressen te openen.
Begin met de gratis versie
Maak nu een account aan en bespaar tijd en energie met het beheren van uw kantoorcapaciteit. Gebruik de gratis advertentie-ondersteunde versie van SuperSaaS om uw planning in te richten en uit te proberen totdat u tevreden bent. Betaalde advertentievrije abonnementen beginnen bij $9 en zijn voor de meeste kantoren ruim voldoende. Hebt u hulp nodig? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.