In veel delen van de wereld gaat het leven langzaam weer open nu Covid afneemt. Maar in de meeste plaatsen blijft afstand houden voorlopig nodig. Lange rijen klanten zijn een bekend beeld geworden. Met een geautomatiseerd planningssysteem kunt u fysieke wachtrijen vermijden.
Een virtuele wachtrij is eenvoudig
- Hang een bord op met een QR-code. Klanten kunnen die scannen. Ze hoeven niets te installeren; het werkt in elke moderne browser op hun telefoon.
- De QR-code toont uw wachtrij. Klanten komen op een webpagina terecht waarop de eerstvolgende beschikbare tijd staat.
- De klant kiest een tijdslot. Hij vult zijn naam in bij een van de vrije tijdsloten.
- Daarna kan hij weggaan en later terugkomen. Op het afgesproken moment kan hij terugkomen, zonder in de rij te hoeven wachten.
- Plaats een link op uw website. Zo kunnen mensen vooruit plannen zonder eerst langs te komen om in de wachtrij te gaan staan. Dat helpt ook klanten die niet weten hoe QR-codes werken.
- Beheer de wachtrij in de winkel. In de winkel hebt u een telefoon, iPad of laptop waarop een superuser is ingelogd. Daarop ziet u de details van iedereen in de wachtrij, zodat u de grootte van de rij kunt volgen en ziet wie aan de beurt is.
Laat het passen bij uw bedrijf
Bij het opzetten is de eerste keuze de intervalgrootte van de tijdsloten in uw wachtrij. U wilt waarschijnlijk beginnen met een veilige, voorzichtige instelling om te voorkomen dat klanten tegelijk op het afgesproken moment verschijnen terwijl u nog met de vorige klant bezig bent. Als blijkt dat uw wachtrij te snel leegloopt, kunt u het interval later altijd nog aanpassen.
Het kleinste interval dat ons systeem ondersteunt, is 1 minuut. U kunt echter meerdere slots per interval toestaan; dat is een handige oplossing als u meer capaciteit nodig hebt. Vaak is het zelfs beter om een groter interval te kiezen, bijvoorbeeld 10 minuten, en dan bijvoorbeeld 5 parallelle slots te definiëren. Zo is voor de gebruiker duidelijker dat het tijdstip indicatief is en dat hij niet verwacht om precies op die minuut geholpen te worden.
Soms wilt u een andere limiet voor de totale capaciteit van een locatie dan voor het aantal mensen dat tegelijk binnenkomt of weggaat. Dat kan ook; dan zet u het systeem net iets anders op dan een gewone wachtrij. Dat leggen we uitgebreid uit in een aparte blog over gespreide afspraken.
Door de tekst op de planningspagina aan te passen, kunt u uw klant precies uitleggen hoe uw proces werkt. U kunt daarbij ook kleuren en afbeeldingen gebruiken die passen bij uw merk.
U kunt optioneel een veld toevoegen voor een telefoonnummer of e-mailadres, zodat mensen een sms- of e-mailherinnering ontvangen wanneer het bijna hun beurt is. Door hen te mailen kunt u ook een link meesturen waarmee zij hun slot kunnen verwijderen als ze van gedachten veranderen. Deze details van de wachtrij verbergt u meestal voor mensen die wachten; u ziet ze wanneer u bent ingelogd als beheerder. U kunt winkelpersoneel beheerdersrechten geven, zodat zij de wachtrij kunnen bekijken en beheren zonder uw account te kunnen wijzigen.
Maak uw wachtrij veilig
Als u bang bent dat mensen de wachtrij met nepsign-ups vullen, kunt u ervoor kiezen om ze eerst een gebruikersnaam te laten maken voordat ze zich aanmelden. Zo kan het systeem dubbele aanmeldingen voorkomen. Door klanten eerst te laten registreren, kunt u ook hun gegevens verzamelen voor marketingdoeleinden. Maar dat voegt natuurlijk extra frictie toe en sommige klanten willen hun gegevens liever niet delen. In de praktijk ervaren maar weinig klanten vandalismeproblemen, en u kunt duidelijke nepplekken gewoon verwijderen wanneer die toch ontstaan. Door te beperken hoe ver van tevoren iemand zich mag aanmelden, kunt u problemen ook verder verminderen.
Gratis om uit te proberen
U kunt de gratis advertentie-ondersteunde versie van SuperSaaS gebruiken voor een wachtrij tot 50 personen. Voor grotere wachtrijen en zonder advertenties volstaat het kleinste abonnement van $9 meestal voor de meeste winkels.
In het tutorialgedeelte vindt u een stapsgewijze handleiding om een SuperSaaS-planning als virtuele wachtrij in te stellen. Als leuke extra kunt u op een iPhone of iPad Siri laten aankondigen wie de volgende is in de rij.
En als u nog andere vragen hebt over SuperSaaS, neem dan gerust contact op.