Geen dubbele boekingen of botsingen meer met een persoonlijke planning op uw boekingssysteem. Met SuperSaaS kunt u de beschikbaarheid van afspraken aanpassen, boekingsuren beheren en meerdere kalenders samen gebruiken. In dit blogartikel leggen we de verschillende manieren uit om beschikbaarheid in SuperSaaS aan te passen en weer te geven.
- Beschikbaarheid instellen
- Bepaal hoe beschikbaarheid wordt weergegeven en toegepast op uw planning
- Uw beschikbaarheid beheren met meerdere kalenders
Beschikbaarheid instellen
1. Stel uw terugkerende wekelijkse beschikbaarheid in op de planning
Beheer uw werkdagen en openingstijden waarop uw planning beschikbaar moet zijn. U kunt selecteren op welke dagen u boekingen wilt accepteren en ook vrije dagen toevoegen voor uzelf of voor de organisatie. Voer vervolgens voor elke dag afzonderlijk de openingstijden in.
Het is onpraktisch om de hele dag beschikbaar te blijven wanneer u ook rekening wilt houden met lunchuren of elke dag slechts enkele uren wilt reserveren voor ander werk. U kunt hier rekening mee houden door de openingstijden in uw planning op te splitsen.
U kunt uw beschikbaarheid instellen via Planningsnaam > Beheren > Openingstijden zoals hieronder te zien is:
2. Beschikbaarheid beheren voor specifieke data
U kunt belangrijke afspraken hebben op bepaalde dagen, aankomende vakanties of gewoon een paar tijdslots van uw planning willen blokkeren. Beheer deze uitzonderingen door de planning volledig te sluiten of door voor deze specifieke data (of dit datumbereik) andere werktijden in te stellen.
U kunt zulke uitzonderingen toevoegen via Planningsnaam > Beheren > Speciale dagen > Nieuwe uitzondering toevoegen zoals hieronder te zien is:
Wanneer u op de knop “Create Exception” klikt, kunt u uw speciale dagen bekijken onder “Availability Exceptions” op dezelfde pagina boven dit vak.
Opmerking: u kunt elk van deze uitzonderingen verwijderen door simpelweg op het rode kruisje aan de rechterkant van elke speciale-daguitzondering te klikken.
3. Beperk uw datumbereik voor beschikbaarheid
Standaard staat uw planning onbeperkt open voor boekingen. U kunt dit tijdsvenster aanpassen aan uw eigen wensen. Wanneer u een speciaal evenement, een workshop of een sessie beheert die alleen tussen bepaalde data beschikbaar is, kunt u ervoor kiezen om uw planning alleen binnen een specifiek tijdsinterval open te stellen.
U kunt de beschikbaarheid van de planning binnen een bepaald tijdsinterval beperken via het tabblad Planningsnaam > Beheren > Openingstijden zoals hieronder te zien is:
Hierdoor wordt uw planning voor gebruikers buiten het beschikbare datumbereik ontoegankelijk.
4. Blokkeer handmatig bepaalde tijdslots op uw planning
Soms wilt u bepaalde tijdslots of dagen op uw planning blokkeren. Er zijn meerdere manieren om tijd op uw planning te blokkeren. Een van de eenvoudigste manieren is om de tijd zelf te vullen met een boeking van uzelf. Als beheerder bent u niet gebonden aan limieten, dus u kunt eenvoudig een boeking maken die meerdere dagen duurt (en alle tijdsbeperkingen omzeilt).
Om een boeking van meerdere dagen te maken, klikt u eenvoudig op Planningsnaam > Gebruik en vervolgens op de planning om de boeking te maken. Hier is een voorbeeld van een boeking die meerdere dagen duurt:
Dit type boeking telt in het systeem als een enkele boeking en telt mee voor uw totaal.
Andere manieren om tijd te blokkeren zijn het aanmaken van uitzonderingen voor speciale dagen, het tijdelijk aanpassen van de openingstijden van uw planning en het synchroniseren van uw SuperSaaS-planning met Google Agenda. Met deze manieren kunt u tijd blokkeren zonder dat dit ten koste gaat van het totale boekingslimiet in uw account.
Bepaal hoe beschikbaarheid wordt weergegeven en toegepast op uw planning
5. Beheer de uren die zichtbaar zijn op uw planning
Vergaderingen kunnen een groot deel van uw dag in beslag nemen en onregelmatige vergaderschema’s kunnen uw productiviteit schaden. Ook al kunt u de werktijden niet veranderen, u kunt gebruikers wel duidelijk maken dat zij een afspraak binnen bepaalde uren moeten plannen. Dat doet u door de uren te beheren die zichtbaar zijn op uw boekingsplanning.
U kunt de zichtbare uren op uw planning beheren via het tabblad Planningsnaam > Configureren > Lay-out zoals hieronder te zien is:
Let op: zichtbare uren zijn iets anders dan de openingstijden op uw planning. Zichtbare uren zijn de uren die zichtbaar zijn voor gebruikers, terwijl de openingstijden de uren zijn waarop u boekingen wilt accepteren.
6. Sta toe dat gebruikers of superusers boekingen maken buiten de openingstijden
Gebruik de informatie over openingstijden om uw planning visueel aantrekkelijk te maken. Voor het gemak van uw gebruikers kunt u toestaan dat zij een afspraak buiten de openingstijden boeken.
U kunt boekingen buiten openingstijden toestaan via Planningsnaam > Configureren > Openingstijden zoals hieronder te zien is:
Als u deze functie liever alleen wilt beperken tot de beheerder en de medewerkers in uw team (superusers in het systeem), kunt u die optie kiezen via Planningsnaam > Beheren > Openingstijden zoals hieronder te zien is:
7. Zorg ervoor dat alle afspraken binnen uw openingstijden vallen
Voorkom frustratie wanneer de eindtijd van een afspraak buiten uw openingstijden valt. Zorg dat het systeem alleen afspraken accepteert die binnen de openingstijden vallen.
Dat kunt u doen via Planningsnaam > Beheren > Openingstijden zoals hieronder te zien is:
Uw beschikbaarheid beheren met meerdere kalenders
8. Voorkom botsingen met persoonlijke afspraken door te synchroniseren met Google Agenda
Geen dubbele boekingen of officiële afspraken die botsen met persoonlijke verplichtingen meer. Synchroniseer simpelweg uw Google Agenda met uw SuperSaaS-planning en voorkom overlappende afspraken. Volg deze korte videotutorial om uw synchronisatie met Google Agenda in te stellen:
Lees onze vorige blogpost waarin we uitlegden hoe u directe updates van uw SuperSaaS-planning naar uw Google Agenda krijgt.
9. Houd alle kalenders up-to-date door uw afspraakgegevens van SuperSaaS toe te voegen
Het beheren van meerdere kalenders kan al snel omslachtig worden. U wilt het voor uzelf en uw klanten makkelijker maken om afspraakgegevens te synchroniseren met andere kalenderprogramma’s. U kunt uw SuperSaaS-boekingen eenvoudig toevoegen aan andere kalenders door de afspraken te exporteren.
Exporteer elke boeking afzonderlijk
U kunt individuele boekingen exporteren door op het afspraakblok te klikken en vervolgens op de kleine iCal-knop rechtsonder in het blok te klikken, zoals hieronder te zien is:
Wanneer u dit iCal-bestand opent in andere kalenderprogramma’s, worden de afspraakgegevens direct aan uw agenda toegevoegd.
Laat uw klanten de boekingsgegevens aan hun agenda toevoegen
Elke keer dat een gebruiker een boeking maakt, kunt u de gegevens in de melding automatisch als iCal-bestand toevoegen. Dat doet u met het magische woord $ical in uw meldingen.
Opmerking: magische woorden zijn automatische tekst die vanzelf wordt vervangen door een dynamische waarde wanneer het bericht wordt gegenereerd. U vindt de volledige lijst met magische woorden in onze supportdocumentatie.
U kunt uw berichten zo aanpassen dat zij het iCal-bestand bevatten via Planningsnaam > Configureren > Lay-out zoals hieronder te zien is:
Wanneer u het standaardbericht behoudt, kunt u simpelweg het magische woord $ical toevoegen aan het vak hierboven. Hier is een overzicht van hoe uw bevestigingsbericht eruit zal zien voor een Gmail-gebruiker:
De e-mail kan bij andere e-mailproviders anders worden weergegeven. Het iCal-bestand wordt echter altijd aan de e-mail toegevoegd, ongeacht de provider.
TIP: Lees onze blogpost over het aanpassen van uw e-mail- en sms-berichten.
Naast het aanpassen van uw beschikbaarheid kunt u ook geavanceerde beschikbaarheids- of boekingsbeperkingen toevoegen. Meer informatie over het instellen van deze beperkingen vindt u hier.
Heeft u specifieke vragen over het instellen van uw beschikbaarheid in SuperSaaS, neem dan gerust contact met ons op.