UPDATE: Sinds dit blogbericht is geschreven, hebben we een speciale interface rechtstreeks met Google Agenda opgezet die vrijwel direct werkt, dus de methode die hier wordt beschreven is niet meer nodig. U kunt het eenvoudig instellen vanaf het synchronisatiescherm.
SuperSaaS bepaalt hoe snel de beschikbaarheid uit uw Google Agenda wordt gesynchroniseerd met uw planning van SuperSaaS. Zoals bij de meeste configuraties die wij aanbieden, is het snel en eenvoudig. De omgekeerde richting, van SuperSaaS naar Google, is echter altijd wat minder vlot geweest.
Dat komt deels doordat Google zelf de snelheid van de updates bepaalt, en in onze instant-wereld kan dat tergend traag zijn. Bovendien hebt u geen controle over welke afspraakvelden in de beschrijving van de gebeurtenis op uw Google Agenda verschijnen.
Neem de vervelende wachttijd weg
Maak gebruik van workflowautomatiseringstools zoals Zapier en Make, waarvoor onze ontwikkelaars geautomatiseerde sjablonen hebben gemaakt om alles sneller te laten verlopen en aangepaste velden weer te geven.
Elke keer dat er een nieuwe afspraak wordt gemaakt in uw planning van SuperSaaS, wordt die toegevoegd aan uw Google Agenda. Als u een boeking bijwerkt of verwijdert, worden die wijzigingen ook in Google doorgevoerd.
U kunt ook extra details aanpassen die u in Google wilt tonen. U kunt bijvoorbeeld velden opnemen zoals locatie, e-mail, begin- of eindtijd, prijs of de vraag of de boeking uit een wachtlijst kwam.
U kunt het zelf uitproberen met Make. Als u nog geen account hebt, moet u mogelijk eerst een account aanmaken voordat u verdergaat (hun service is gratis voor kleine gebruikers, wat ook helpt).
Ga mee met de stroom
Het is een vrij intuïtief geval van “klikken, selecteren, herhalen”, maar hier volgt een overzicht van de stappen die u neemt om SuperSaaS te laten synchroniseren met uw Google Agenda via de Make-sjabloon:
Klik op de knop “Create new scenario from template” om een pop-upvenster te openen waarin u een verbinding met uw planning van SuperSaaS kunt selecteren. Als dat al is gedaan, klikt u op “Add” om uw planning toe te voegen of kiest u uit de lijst met uw planningen als u er meer dan een hebt.
Klik op Continue en er opent automatisch een nieuw pop-upvenster waarin u uw Google-account kunt selecteren uit de lijst, of klik op “Add” en log in op uw Google-account. U kunt op de witte balk klikken om uw Google Agenda-opties zichtbaar te maken.
In hetzelfde venster kunt u vervolgens kiezen welk veld u wilt gebruiken voor de titel van de gebeurtenis.
Daarna hoeft u bij elke klik op continue alleen nog dezelfde agenda te selecteren, zodat de integratie weet dat nieuwe gebeurtenissen moeten worden toegevoegd en dat gebeurtenissen moeten worden bijgewerkt of verwijderd zodra deze acties in uw SuperSaaS-account plaatsvinden.
Test uw opzet door een nieuwe gebeurtenis toe te voegen aan uw planning van SuperSaaS. Klik vervolgens op “Run” onder uw Make-scenario.
U kunt de tijd en/of datum van uw testafspraak wijzigen (of deze zelfs verwijderen) en opnieuw op “Run” klikken om ervoor te zorgen dat de wijzigingen in uw Google Agenda verschijnen zoals ze zouden moeten.
Als u liever Zapier gebruikt in plaats van Make, hebben we ook een vergelijkbare sjabloon voor Zapier.
Met deze stappen verlopen de updates slechts in één richting, van SuperSaaS naar Google. Als u het omgekeerde wilt bereiken, bekijk dan deze richtlijnen om de beschikbaarheid in uw Google Agenda te synchroniseren met SuperSaaS.
Probeer deze trucs
Wij raden aan om eerst een aparte Google Agenda te maken en een test- en verbetercyclus te gebruiken totdat u zeker weet dat de integratie werkt zoals bedoeld. Als u per ongeluk fouten maakt in het proces, wordt uw eigen Google Agenda niet beïnvloed.
Wanneer u aanpast welke velden in de gebeurtenisbeschrijving komen te staan, moet u ervoor zorgen dat “ID” niet wordt verwijderd. Het systeem werkt afspraken bij op basis van hun unieke identificatienummer, dus als dat wordt verwijderd, kan het systeem wijzigingen in Google niet meer doorvoeren.
U kunt uw integratie nog verder verfijnen door voor elke resource of dienst een aparte hook te koppelen aan verschillende Google Agenda’s, waarbij elke agenda een andere kleur heeft.
Als webhooks u een goed idee lijken, vindt u meer ideeën over hoe u uw planning kunt verbeteren met webhooks.