Eén vergaderruimte of één therapeut is eenvoudig in te plannen. Het wordt interessanter als u twintig opslagboxen, veertig huurfietsen, honderd kluisjes of een dozijn vakantiehuisjes heeft. Elk daarvan moet te boeken zijn, u wilt in één oogopslag zien wat vrij en wat bezet is, en boekingen duren vaak dagen of weken in plaats van een uur.
SuperSaaS kan dit prima aan, maar een agenda met veel resources heeft baat bij een paar instellingen die een kleine agenda niet nodig heeft. Dit artikel behandelt er drie: al uw resources in één agenda zetten, overschakelen op een horizontale weergave om het overzicht leesbaar te houden, en bepalen of klanten zelf een specifieke unit kiezen of er gewoon een toegewezen krijgen.
Als voorbeeld gebruiken we onze Reserveringen opslagboxen demo. Die bevat vijftien opslagboxen van verschillende afmetingen met reserveringen die meerdere dagen beslaan, waardoor hij goed model staat voor elk verhuurbedrijf.
Stap 1: Zet al uw resources in één agenda
De eerste vraag is welk van de drie agendatypes u gebruikt. Voor verhuur is het antwoord vrijwel altijd een resource-agenda: elke opslagbox, fiets of elk vakantiehuisje wordt één resource, en een boeking blokkeert die resource voor de duur van de huurperiode. Boekingen op een resource-agenda kunnen elke lengte hebben, dus een fietsverhuur van twee uur en een opslagcontract van zes maanden kunnen naast elkaar in dezelfde agenda staan.
U zou voor elke unit een aparte agenda kunnen aanmaken, maar weersta die verleiding. Onze documentatie over het combineren van agenda’s zegt het simpel: als uw resources onderling uitwisselbaar zijn, kunt u ze het beste in dezelfde resource-agenda zetten. Eén agenda betekent één plek om openingstijden, prijzen en boekingsregels in te stellen, één overzicht voor uzelf en één link om aan klanten te geven. Er is geen limiet aan het aantal resources dat u aan een agenda kunt toevoegen.
Een paar praktische tips bij het toevoegen van veel resources:
- Gebruik namen die informatie bevatten. De demo noemt de boxen
Box A01 · 2,5 m², zodat de afmeting zichtbaar is zonder een boeking te openen. Voor fietsen kan dat de framemaat zijn, voor vakantiehuisjes het aantal bedden. - Houd de volgorde logisch. Resources worden getoond in de volgorde waarin u ze definieert onder Configureren > Middelen. Groepeer ze per gebouw, rij of type, zodat het overzicht natuurlijk leest.
- Reken zo nodig een prijs per unit. Verschillende afmetingen betekenen meestal verschillende prijzen. Met geavanceerde prijsregels kunt u per unit een andere prijs rekenen, seizoenstarieven toevoegen of korting geven op langere huurperiodes.
Stap 2: Schakel over op een horizontale weergave
Standaard tekent SuperSaaS het week- en dagoverzicht verticaal: de tijd loopt van boven naar beneden en elke resource krijgt een eigen kolom. Dat werkt prima voor een handvol resources, maar bij vijftien of meer worden de kolommen te smal om te lezen, en een reservering van maandag tot en met vrijdag wordt opgesplitst in vijf losse stukken.
De horizontale weergave draait dit om. Elke resource krijgt een eigen rij, de tijd loopt van links naar rechts, en een meerdaagse boeking wordt één balk die zich uitstrekt over de dagen die hij beslaat. Zoals onze documentatie over overzichten het verwoordt: horizontaal is handig als u veel resources heeft, of als boekingen vaak de dagsgrens overschrijden. Verhuur voldoet aan beide.
Om over te schakelen opent u Configureren > Uiterlijk van uw agenda. Kies in de kolom Opties naast het Maand-, Week- en Dagoverzicht Horizontaal in plaats van het standaard Verticaal. Nu u daar toch bent, is het de moeite waard om het weekoverzicht als standaardoverzicht in te stellen, omdat dat het overzicht is dat de meeste klanten willen zien, en om overzichten die u niet nodig heeft te verbergen.
Twee verwante instellingen helpen als de lijst met resources lang wordt:
- Het resourcefilter. Boven de agenda kunnen gebruikers in een dropdown één resource kiezen om alleen die unit te zien. Probeer in de demo eens
Box B03 · 18,5 m²te selecteren om te zien hoe de agenda terugloopt tot één rij. Dit is voor een klant de snelste manier om te controleren of de gewenste unit vrij is. - Directe links naar een resource. U kunt een klant rechtstreeks naar één unit sturen door de naam van de resource aan de agenda-URL toe te voegen. Ons artikel over gebruikers naar een specifieke resource sturen legt uit hoe.
Heeft u de horizontale weergave een keer nodig zonder de instellingen te wijzigen, voeg dan ?dir=h toe aan de agenda-URL. Het omgekeerde, ?dir=v, werkt ook. Meer URL-trucs vindt u in de documentatie.
Let op: gebruikers op een mobiel zien het verticale of horizontale weekoverzicht helemaal niet. Zij krijgen een compacte maandkalender met daaronder een lijst van beschikbare tijdslots, wat goed werkt ongeacht het aantal resources.
Stap 3: Bepaal wie de unit kiest
Nu de agenda is ingesteld en leesbaar is, moet u nog één beslissing nemen: kiest de klant een specifieke unit, of wilt u er zelf een toewijzen?
Laat de klant kiezen
Als uw units verschillen op punten die er voor de klant toe doen, laat de klant dan kiezen. Voor een opslagklant maakt het uit of de box 2,5 of 46,5 m² groot is, een gast in een vakantiehuisje let op het aantal slaapkamers, en wie een fiets huurt wil de juiste framemaat. In dat geval is de resource-agenda alles wat u nodig heeft: de klant opent de agenda, zoekt een unit die past en boekt die. Zo werkt de demo.
Wijs automatisch een unit toe
Soms zijn de units echt identiek en zorgt zelf laten kiezen alleen maar voor verwarring. Onze documentatie beschrijft precies dit scenario:
Er zijn 20 identieke fietsen beschikbaar voor verhuur, maar in plaats van huurders een specifieke fiets te laten kiezen, geeft u de voorkeur aan dat ze een willekeurige fiets boeken.
Denk aan identieke kluisjes, een vloot van dezelfde huurfiets, of een partij identieke beamers of gereedschappen. De klant wil alleen weten dat er een exemplaar beschikbaar is op de gewenste data. Welk exemplaar dat wordt, is uw zorg, niet die van de klant.
SuperSaaS lost dit op met gepoolde resources, via een dienstenagenda bovenop uw resource-agenda:
- Houd uw resource-agenda met alle afzonderlijke units, zoals hierboven beschreven. Die blijft uw administratieve overzicht.
- Maak een nieuwe agenda van het type dienstenagenda en definieer daarop een dienst, bijvoorbeeld “Fiets huren”.
- Ga op de dienstenagenda naar Configureren > Diensten en koppel de dienst aan uw resource-agenda. Omdat die agenda meerdere resources bevat, ziet u de optie om te koppelen aan Één van … de resources.
- Direct daaronder vindt u de optie Als meerdere middelen beschikbaar zijn. Hier kiest u of de gebruiker zelf een resource mag kiezen, of er een willekeurige resource wordt gekozen, of dat de eerste beschikbare wordt toegewezen in de volgorde van de agenda.
Klanten boeken vervolgens op de dienstenagenda. Zij zien de beschikbaarheid als één geheel: een tijdslot is vrij zolang minstens één van de gepoolde units vrij is. Bij het boeken kiest SuperSaaS een unit voor hen en blokkeert die op de resource-agenda, waar u precies kunt zien welk exemplaar naar wie is gegaan. Deze opzet wordt uitgebreid uitgelegd in de sectie een groep middelen als één entiteit presenteren van de documentatie.
De keuze tussen willekeurig en eerst beschikbare is vooral praktisch. Eerst beschikbare vult uw lijst van bovenaf, wat handig is als unit 1 het dichtst bij de deur staat. Willekeurig verdeelt de slijtage gelijkmatig over de vloot.
Eén ding om rekening mee te houden: een dienst op een dienstenagenda heeft een vaste duur, dus u kunt klanten een boeking niet naar elke gewenste lengte laten slepen zoals op een resource-agenda. Voor verhuur is de gebruikelijke aanpak om een paar diensten met verschillende lengtes te definiëren, zoals “halve dag”, “1 dag” en “2 dagen”, elk gekoppeld aan dezelfde pool.
Voorbeeld: een fietsverhuur met drie soorten fietsen
Om dit in de praktijk te zien, bekijkt u onze Fietsverhuur demo. Daarachter zitten drie resource-agenda’s, één per soort fiets: Stadsfietsen, Mountainbikes en E-bikes. Elke resource-agenda bevat de afzonderlijke fietsen van dat type; daar houdt de verhuurder bij welke fiets bij wie is.
Klanten zien die drie agenda’s nooit. Zij zien alleen de dienstenagenda Fietsverhuur, die ze combineert. De diensten daarop zijn gedefinieerd per fietstype en huurduur, bijvoorbeeld “Stadsfiets ‑ halve dag”, “Stadsfiets ‑ 1 dag” en “Stadsfiets ‑ 2 dagen”, en elke dienst is gekoppeld aan Één van de fietsen in de bijbehorende resource-agenda. Kiest een klant “Stadsfiets ‑ 1 dag” en een datum, dan toont de agenda beschikbaarheid zolang er die dag minstens één stadsfiets vrij is, en wijst SuperSaaS bij het boeken een specifieke fiets toe.
Deze opzet geeft u het beste van twee werelden: klanten kiezen wat voor hen belangrijk is, het soort fiets en hoe lang ze hem nodig hebben, terwijl de keuze die er voor hen niet toe doet, welke fiets precies, automatisch wordt gemaakt.
Combineer een pool met andere resources
Gepoolde resources kunnen worden gecombineerd met andere vereisten voor één boeking. De documentatie geeft het voorbeeld van een groepsboeking voor een tocht die 5 fietsen en één begeleider nodig heeft, waarbij het niet uitmaakt welke begeleider, noch welke fietsen precies uit de pool worden gekozen. Om dat in te stellen voegt u de optie Één van … simpelweg meerdere keren aan de dienst toe, één keer per fiets, en voegt u de begeleiders toe als tweede pool. SuperSaaS biedt dan alleen tijden aan waarop vijf fietsen en een begeleider allemaal vrij zijn, en wijst ze toe bij het boeken.
Welke weergave waar
Omdat de dienstenagenda de afzonderlijke resources voor de klant verbergt, is de horizontale weergave vooral van belang op de resource-agenda, waar u en uw medewerkers naar het volledige overzicht kijken. Op een dienstenagenda is de keuze tussen Verticaal en Horizontaal alleen beschikbaar voor het maandoverzicht. Een typische opzet voor identieke verhuurobjecten ziet er dus zo uit:
- Resource-agenda, horizontaal weekoverzicht, gebruikt door uzelf om alle units en hun reserveringen te zien, en eventueel door klanten die een specifieke unit willen kiezen.
- Dienstenagenda, gekoppeld aan de pool, gebruikt door klanten die gewoon een unit voor een bepaalde periode willen, zoals de Fietsverhuur demo.
Zijn uw units verschillend en moeten klanten altijd zelf kiezen, dan kunt u de dienstenagenda helemaal overslaan en de resource-agenda rechtstreeks delen.
Probeer het zelf
Open de Reserveringen opslagboxen demo en wissel tussen het weekoverzicht en het filter om een gevoel te krijgen voor hoe een horizontale agenda met veel resources zich gedraagt, en probeer de Fietsverhuur demo om te zien hoe gepoolde resources er vanuit de klant uitzien. Maak vervolgens een gratis account aan, voeg uw eigen units toe en zet de weergave op horizontaal onder Configureren > Uiterlijk. De gratis versie heeft geen limiet op het aantal agenda’s, dus u kunt de complete opzet bouwen voordat u beslist of u een betaald abonnement nodig heeft, dat begint bij € 7. Komt u er niet uit, dan helpt ons supportteam u graag verder.