In deze blog nemen we u mee door de relatief eenvoudige stappen om een webhook in te stellen die meldingen vanuit uw SuperSaaS-account naar een Slack-kanaal van uw keuze stuurt. Dit is handig als u de boekingsactiviteit in uw planning wilt volgen in Slack, een melding wilt krijgen wanneer een afspraak op het punt staat te beginnen, als u of uw teamleden een ruimte moeten voorbereiden voordat de afspraak begint, of de ruimte erna moeten schoonmaken. Een webhook van SuperSaaS naar Slack bespaart u nauwgezet controleren van uw SuperSaaS-planning, houdt uw e-mail vrij van afspraakmeldingen en herinneringen, en helpt om uw bedrijfsactiviteit rechtstreeks in Slack met andere medewerkers te communiceren.
U begint het instellen door in Slack de optie voor inkomende webhooks toe te voegen en vervolgens in SuperSaaS de webhooktrigger op te zetten en uw meldingsbericht te maken.
Begin met de instellingen in Slack
- Voeg in Slack de app “Incoming WebHooks” toe
- Selecteer het Slack-kanaal waaraan u de webhookmeldingen wilt toevoegen
- Kopieer de URL die de Incoming WebHooks-app oplevert en ga door naar de stappen in SuperSaaS hieronder
U merkt misschien dat de “Incoming WebHooks”-app een legacy-app is. Dat betekent dat hij niet meer wordt bijgewerkt, maar voor het doel van deze blog werkt hij nog. Geeft u de voorkeur aan de nieuwere methode die Slack aanbeveelt, sla dan de bovenstaande stappen over. Ga naar de App Directory om een nieuwe App in Slack aan te maken en activeer vervolgens inkomende webhooks. Zie de uitgebreide documentatie van Slack voor een gedetailleerde uitleg over hoe u dit doet. Wanneer u inkomende webhooks heeft geactiveerd, kunt u een URL genereren. Kopieer de URL en ga door naar de stappen in SuperSaaS hieronder.
Verder instellen in SuperSaaS
- Ga in SuperSaaS naar uw beheerdersdashboard, klik op integraties en vervolgens op webhooks (of klik gewoon op deze link om er direct heen te gaan)
- Selecteer onder de kop “Nieuwe Webhook” een actie die de webhook activeert, voeg uw URL toe en klik op “webhook aanmaken”
- Zet de payload nu op “custom”
- Slack vereist dat u het veld “text” in uw payload opneemt; voeg dit toe met het bericht dat u in uw Slack-melding wilt opnemen. Wilt u dat het Slack-bericht specifieke gegevens over afspraak of gebruiker bevat, voer dan de bijbehorende autotekstopties in die onder het tekstvak worden weergegeven
- Om te bevestigen dat uw webhook werkt, kunt u hem testen. Gebruik gerust het onderstaande voorbeeld
Uw custom payload ingevoerd in SuperSaaS:
{ "text": "$full_name ($email) heeft een nieuwe afspraak aangemaakt voor $start" }
De resulterende Slack-melding:
“Jan Smit (jan@jans_email.com) heeft een nieuwe afspraak aangemaakt voor 2024-08-30 14:00”
Verschillende soorten triggers
Heeft u al eerder met webhooks gewerkt, dan weet u waarschijnlijk dat er vaak verschillende triggers zijn die u kunt gebruiken. Hieronder vindt u drie triggers die u mogelijk wilt inzetten om uw SuperSaaS-account aan uw Slack-workspace te koppelen.
1. Nieuwe afspraak
Om een Slack-melding te ontvangen wanneer een nieuwe afspraak is gemaakt, kunt u de trigger “nieuwe afspraak” gebruiken. Hiermee zorgt u dat de melding wordt verstuurd zodra de gebruiker een afspraak bij u heeft geboekt.
2. Gewijzigde afspraak
Met deze trigger wordt een Slack-melding verstuurd zodra een afspraak wordt gewijzigd of verwijderd.
3. Herinneringen en opvolgingen
Wilt u liever een herinnering ontvangen wanneer een afspraak op het punt staat te beginnen, kies dan de trigger “herinnering”. In plaats van een Slack-melding te sturen wanneer een afspraak wordt gemaakt of gewijzigd, wordt de melding op het door u ingestelde herinneringsmoment verstuurd. U kunt de instellingen voor de herinnering aanpassen onder Configureren > Proces > “Moeten we een herinnering of opvolging van een nieuwe of gewijzigde reservering versturen?” om aan te geven hoe lang van tevoren de webhook moet worden geactiveerd.
Belangrijk: de herinneringswebhook vervangt elke e-mail- of sms-herinnering die u eerder heeft geconfigureerd. Dat betekent dat als u eerder e-mail- of sms-herinneringen rechtstreeks van uw SuperSaaS-account ontving, deze worden vervangen door de Slack-herinneringsmelding. U kunt de opvolging veranderen in een tweede herinnering door een negatieve waarde toe te voegen, zodat deze in plaats daarvan kan worden gebruikt.
Alternatieve opties via Pipedream, Zapier of n8n
Naast SuperSaaS en Slack rechtstreeks koppelen, kunt u ook een integratietool als Pipedream, n8n, Make of Zapier gebruiken om SuperSaaS aan Slack te koppelen. Hiervoor moet u wel een account bij de gekozen integratietool aanmaken, en is een betaald abonnement nodig als u meer dan hun gratis tier gebruikt.
Het voordeel van een tussenlaag is extra flexibiliteit, omdat u uw webhooks kunt filteren, bijvoorbeeld: “Stuur me een WhatsApp-bericht als een afspraak binnen 1 uur voor de starttijd wordt gewijzigd, anders een e-mail.”
Heeft u vragen over het instellen in SuperSaaS, neem dan gerust contact op met ons supportteam.