Het primaire doel van een afsprakenplanningssysteem is natuurlijk om eerst te controleren of er een plek beschikbaar is voordat een boeking wordt toegestaan. Maar soms wilt u juist het tegenovergestelde.
Stel bijvoorbeeld dat vrijwilligers anderen helpen, bijvoorbeeld met hun belastingaangifte. Dan wilt u vrijwilligers koppelen aan mensen die hulp nodig hebben. In dat geval wilt u alleen toestaan dat iemand boekt op een plek die al door een vrijwilliger is bezet. U kunt daarvoor een voorbeeldplanning gebruiken om te laten zien hoe zoiets eruit zou kunnen zien.
Een ander veelvoorkomend gebruik is een beurs of demonstratie waarbij klanten aan verkopers gekoppeld moeten worden. Het aantal demonstratieplaatsen is vast, maar u wilt alleen toestaan dat een klant boekt als er ook een verkoper aanwezig kan zijn. U zou dat proces ook kunnen omdraaien: klanten boeken dan een lege plek, waarna er automatisch een e-mail naar het verkoopteam gaat met het verzoek om die plek te vullen.
Ook voor tennis, bridge of andere spellen kunt u twee of meer mensen aan elkaar koppelen.
Voorbeeldopzet: één-op-één koppeling
We lopen de stappen door om een planning in te stellen waarbij één groep zijn beschikbaarheid opgeeft en een andere groep vervolgens een afspraak met die beschikbaarheid kan maken. In de demo uit dit voorbeeld hebben we alles in één planning gezet om goed te kunnen laten zien wat er gebeurt. Voor eindgebruikers is het vaak duidelijker als elke groep een eigen planning heeft. Daarom maken we hier één planning voor de groep vrijwilligers en één voor de groep die een afspraak met die vrijwilligers maakt.
Gebruik in uw Dashboard de stappenhulp voor Nieuwe planning om een capaciteitsplanning aan te maken. Kies in dit voorbeeld voor Geen inlog vereist en 1 resource. Noem de planning vrijwilligersinschrijving en definieer daarna de plekken waarop vrijwilligers zich kunnen aanmelden. Klik vervolgens op Voltooien en open daarna Openingstijden om in te stellen wanneer de activiteit plaatsvindt. Gebruik daarbij bijvoorbeeld de velden Gesloten voor en Gesloten na.
Ga opnieuw door de stappenhulp voor Nieuwe planning en kies dit keer een dienstplanning. Kies opnieuw Geen inlog vereist en noem deze planning bijvoorbeeld hulp nodig. Maak één dienst aan, bijvoorbeeld Hulp bij belastingaangifte, met een duur van 60 minuten. We voegen hier nog geen vereiste resources toe; dat doen we later. Klik opnieuw op Voltooien en open daarna ook hier de link Openingstijden om in te stellen wanneer de planning beschikbaar is, passend bij stap 1.
Verbind nu de twee planningen. Klik op de knop Configureren voor de planning hulp nodig en ga naar het tabblad Diensten. Klik vervolgens op het bewerkingspictogram (1), selecteer de resource vrijwilligersinschrijving (2), klik op de knop ⊗ bezet (3), klik daarna op de knop ⊗ (4) en klik ten slotte op Dienst bijwerken.
Test het resultaat. Wanneer u op Gebruiken klikt om naar de planning te gaan, ziet u dat er geen beschikbare plek is, omdat nog niemand zich als vrijwilliger heeft aangemeld. Ga vervolgens terug naar het Dashboard, kies de planning voor vrijwilligers en meld daar iemand aan. Als u nu teruggaat naar de planning hulp nodig, ziet u daar één beschikbare plek verschijnen.
Als alles werkt zoals verwacht, kunt u de planningen verder verbeteren met bijvoorbeeld bevestigingsmails, of het proces aanpassen zodat er nog meer gedetailleerde informatie wordt gevraagd. Geef daarna ten slotte elke groep de juiste link, zodat zij meteen kunnen beginnen met boeken.
Uitbreiden naar meerdere gelijktijdige plekken
Stel dat u meerdere vrijwilligers of verkopers tegelijk beschikbaar hebt. Vanuit het vorige voorbeeld voegen we dan een extra resourceplanning toe om het aantal geboekte gebruikers bij te houden.
Ga opnieuw naar de stappenhulp voor Nieuwe planning en maak een nieuwe capaciteitsplanning aan. Kies Intern gebruik en klik bij de vraag hoeveel dingen u wilt plannen op Meer dan één. Voeg vervolgens twee items toe, bijvoorbeeld Plek 1 en Plek 2. Noem de planning in de volgende stap Beschikbare plekken. U zou hem ook Ruimtes, Tafels of Verkoopbalie kunnen noemen, afhankelijk van uw situatie. Openingstijden instellen is niet nodig; het systeem gebruikt de tijden van de andere planningen.
Maak ruimte voor een extra vrijwilliger. Ga op de planning vrijwilligersinschrijving naar Configureren, open het tabblad Resources, klik op de link een lijst invoeren en voeg Vrijwilliger 1 en Vrijwilliger 2 toe. Hernoem daarbij de resource die al bestond.
Nu stellen we de koppeling in. Ga op de planning hulp nodig naar Configureren en vervolgens naar het tabblad Diensten. Kies de optie Meerdere reserveringen kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden en selecteer onder Dienstselectie de optie De eerste kiezen. Sla de pagina op en ga terug naar hetzelfde tabblad. Bewerk de dienst en klik op de knop of om een extra set toe te voegen waarmee u kunt koppelen. Stel vervolgens één plek in om te koppelen aan Vrijwilliger 1 en de andere aan Vrijwilliger 2, zoals in de afbeelding hieronder.
Meer complexe scenario’s
Met de techniek hierboven wordt duidelijk hoe u ook een groter aantal vrijwilligers kunt koppelen, maar u kunt er nog complexere scenario’s mee bouwen. U kunt verschillende beschikbaarheid tonen aan verschillende groepen. Zo kunt u bijvoorbeeld ouderen de kans geven om eerst te boeken voordat jongere mensen aan de beurt zijn. In de documentatie over agenda’s combineren hebben we al verschillende complexe scenario’s uitgewerkt.
Daarnaast kan elke planning beschikbaarheid lezen uit een Outlook kalender of Google Agenda, of afspraken daar juist naartoe publiceren. Dat geeft nog meer flexibiliteit door koppelingen met webdiensten buiten SuperSaaS.
Voor zover wij weten is de mogelijkheid om agenda’s op deze manier te combineren uniek voor SuperSaaS. In wiskundige termen heet dit een logische EN, OF en NIET op de beschikbare ruimte in een planning. Maar maak u geen zorgen als dat u niets zegt: het uiteindelijke resultaat moet gewoon zijn dat u uw afsprakenplanningssysteem precies kunt afstemmen op uw bedrijf, in plaats van andersom. Mocht u toch ergens tegenaan lopen, neem dan gerust contact op met ons supportteam.