Het is belangrijk dat klanten en collega’s u eenvoudig kunnen bereiken, maar alleen een telefoonnummer in uw e-mailhandtekening zetten kan leiden tot een eindeloze reeks gemiste oproepen. De oplossing is om een online afsprakenplanner te gebruiken en die in uw e-mailhandtekening te zetten. We laten zien hoe u dat kunt doen met SuperSaaS.
In feite moeten we twee dingen doen:
1. een geschikte online planning opzetten
2. een link of knop naar die planning toevoegen aan uw e-mailhandtekening
Daarnaast bespreken we een paar meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het toevoegen van dezelfde link aan Instagram of Facebook en het automatisch synchroniseren met uw Google Agenda, Zoom of Outlook. Als de boekingslink op Instagram of Facebook verschijnt, helpen afbeeldingsformaten voor sociale media om vervelende uitsnedes in linkvoorbeelden te voorkomen.
Zet een geschikte planning op voor het boeken van vergaderingen
Voor een persoonlijk één-op-één gesprek wilt u waarschijnlijk een zo laagdrempelig mogelijk proces: laat mensen alleen hun voorkeursdatum invullen en contactgegevens achterlaten. Bekijk deze demoplanning die we hebben gemaakt:
- er wordt niet gevraagd om in te loggen of te registreren, alleen om contactgegevens
- we hebben het geheel een beetje uitgebreid door de gebruiker de lengte van de vergadering te laten kiezen
- we gebruiken de “widget”-weergave die zich automatisch aanpast aan mobiel of desktop
Als u deze planning voor uzelf opstelt, wilt u waarschijnlijk eerst een account aanmaken. Daarna wilt u wellicht:
- beschikbaarheid ophalen uit uw persoonlijke Google- of Outlook-agenda, zodat u die niet handmatig hoeft te synchroniseren
- wat tekst of een foto van uzelf boven de widget toevoegen
- een e-mailbevestiging versturen
Gebruik de wizard om een planning te maken
We beginnen met het aanmaken van een Nieuwe planning vanuit het dashboard. De planning die we hier kiezen is van het type “Dienst”, maar u kunt ook een planning van het type “Resource” kiezen. We kiezen “Geen inlog nodig” en geven de planning een naam. Daarna definiëren we verschillende vergaderlengtes waaruit men kan kiezen. Als elke afspraak dezelfde duur heeft, of als u uw gebruiker juist de mogelijkheid wilt geven om een vergaderlengte te kiezen, dan is een planning van het type “Resource” geschikter. Na deze stap hebt u al een basisplanning die u kunt uitproberen.
Personaliseer uw planning
Op de Supervise-pagina, in het tabblad “Synchroniseren”, kunt u uw planning koppelen aan een persoonlijke agenda in Google of Outlook, zodat mensen niet kunnen boeken op tijdstippen waarop u al iets anders hebt gepland. Daarnaast kunt u op de configuratiepagina, in het tabblad “Proces”, een e-mailbevestiging laten versturen. U kunt de inhoud van die e-mail wijzigen op het tabblad “Lay-out”. Een goede toevoeging onderaan de mail is bijvoorbeeld:
$nourl $modurl $ical
Deze formule vertelt het systeem om de link naar de kalender in de e-mail te vervangen door een link waarmee gebruikers hun afspraak kunnen wijzigen. Er wordt ook een zogenoemde iCalendar-bijlage toegevoegd die automatisch kan worden gelezen door het agenda-programma dat zij gebruiken.
Voeg geavanceerde opties toe
Er zijn nog verschillende andere opties die u misschien wilt toevoegen, bijvoorbeeld:
- u kunt kort voor de afspraak een herinneringsmail sturen
- u kunt het systeem voor elke afspraak automatisch een Zoom-vergadering laten aanmaken en daar een link naar opnemen in de e-mail
- u kunt uzelf een waarschuwing in Slack sturen wanneer een afspraak wijzigt of bijna begint
We gaan hier niet alle instellingen afzonderlijk door. De meeste instellingen zijn eenvoudig te vinden en anders is het zoekvak op de documentatiepagina de eerste plek om te kijken.
Voeg een link of knop toe aan uw e-mailhandtekening
Nu we een plek hebben om klanten naartoe te sturen, willen we hen daarop wijzen. Natuurlijk kunt u de link naar uw planning op uw website zetten of op uw social media. Maar vaak lezen klanten juist een e-mail van u wanneer zij besluiten dat zij contact willen opnemen, dus een link in uw e-mailhandtekening is logisch.
Alle e-mailprogramma’s laten toe dat u een handtekening aan uw e-mail toevoegt, maar ze verschillen in details zoals of ze meerdere handtekeningen voor verschillende gelegenheden kunnen opslaan. Meestal is het eenvoudig genoeg om uit te zoeken hoe dat werkt, en anders helpt een snelle zoekopdracht op Google u vaak verder.
Het eenvoudigste is om de link naar uw planning gewoon in de handtekening te kopiëren en te plakken. Daarna kunt u die stap voor stap mooier maken, bijvoorbeeld door de link klikbaar te maken en uiteindelijk door er een knop van te maken met de tekst “Plan een afspraak met mij”. Ik denk dat de meeste mensen uiteindelijk voor de knop zullen kiezen, dus laten we daarmee beginnen.
Maak een stijlvolle knop
We hebben op onze site een interactieve pagina toegevoegd die het meeste werk voor u doet: kijk naar deze Button generator. Zorg ervoor dat u bent ingelogd op de site, zodat de button generator een knop laat zien die naar uw planning verwijst in plaats van naar een demoplanning.
Speel eerst met de opties op die pagina om de knop de tekst, kleur en grootte te geven die u mooi vindt.
Kopieer daarna de knop door op het klembordpictogram 
in de rechterbovenhoek te klikken.
Kopieer niet de tekst onderaan dat scherm, want dan krijgt u de knop als HTML-code in plaats van als gestileerde knop.
Plak de knop vervolgens in uw e-mailhandtekening en sla de handtekening op.
Maak een link in plaats van een knop
Misschien vindt u een bescheiden link professioneler overkomen dan een kleurrijke knop? Geen probleem, u kunt de link naar uw planning vinden op de configuratiepagina, of gewoon de adresbalk van de browser kopiëren wanneer u de planning bekijkt. U kunt die link vervolgens in de e-mail plakken, maar waarschijnlijk wilt u dat de link “Plan een afspraak” zegt in plaats van alleen de ruwe URL. Om een klikbare link te maken:
- Typ eerst de tekst voor de link, bijvoorbeeld “Plan een vergadering met mij”
- Selecteer die woorden met uw muis
- Typ ctrl-K (Windows) of ⌘-K (Mac) om de tekst in een link te veranderen
- Plak de URL in het pop-upvenster dat zou moeten zijn verschenen
- Sla vervolgens de handtekening op
Probeer het uit!
Dat is het eigenlijk, maar u kunt uzelf het beste een e-mail sturen en het hele proces van begin tot eind proberen om zeker te weten dat alles goed werkt. Het zou gênant zijn als uw klanten ergens vastlopen, dus beter dat u het zelf eerst merkt.
Pas het uiterlijk aan met queryparameters
U kunt de manier waarop een planning eruitziet wijzigen door zogenaamde queryparameters aan uw link toe te voegen.
In de demo hierboven hebben we bijvoorbeeld de weergave “widget” gekozen door ?view=widget aan het einde van de link toe te voegen.
Deze demopagina laat nog verschillende andere manieren zien om een planning op te maken.
U kunt ook een parameter toevoegen om de agenda op een specifieke datum te laten openen, wat handig is als iemand zich voor een specifiek evenement moet inschrijven.
Zo opent ?month=12&day=25 de agenda op eerste kerstdag.
Hoe voegt u die parameters nu toe aan de link in uw e-mailhandtekening? Plaats uw cursor gewoon op de knop of de link en typ ctrl-K (Windows) of ⌘-K (Mac). Dat zou een pop-up moeten openen met de link, die u vervolgens kunt aanpassen. Nadat u de wijziging hebt doorgevoerd, wilt u uzelf misschien opnieuw een e-mail sturen om te testen of het werkt zoals verwacht.
Als u vastloopt of ons een andere vraag wilt stellen, kunt u dat hier doen.