Heeft u zich ooit afgevraagd wat de beste manier is om bestanden van uw klanten te verzamelen? Bestanden per e-mail ontvangen kan overweldigend zijn, en bestandsbeheer kan tijdrovend en chaotisch worden. Ontdek hoe de Dropbox-integratie voor SuperSaaS u helpt om gegevens van uw klanten veilig te verzamelen en georganiseerd te houden.
Gegevens verzamelen via formulieren
Door formulieren toe te voegen aan het reserveringsproces kunnen uw klanten extra informatie aanleveren en bestanden uploaden. Van motivatiebrieven en cv’s tot aanmeldformulieren: ze kunnen alles via één formulier indienen. Alle documenten die uw klanten indienen, worden direct vanuit de browser van de klant geüpload naar de gekoppelde map in uw Dropbox-account.
Bij het maken van een formulier heeft u de mogelijkheid om een bestandsuploadknop te integreren, waarna u wordt gevraagd verbinding te maken met Dropbox. In onze documentatie leggen we in detail uit hoe u uw dropbox aan uw SuperSaaS-account koppelt. Nadat u Dropbox heeft gekoppeld, kunt u het onderdeel bestandsupload aan uw formulier toevoegen. Met elke bestandsuploadknop kan uw klant precies één document uploaden. Als uw klanten meerdere bestanden moeten uploaden, kunt u meerdere bestandsuploadknoppen aan uw formulier toevoegen.
Meerdere formulieren
In SuperSaaS kunt u meerdere formulieren voor verschillende doeleinden aanmaken. Een fotograaf kan bijvoorbeeld klanten inspiratiefoto’s laten uploaden bij het inplannen van een fotoshoot, of een talenschool kan voor elke aankomende les huiswerkopdrachten verzamelen. Net zoals formulieren voor verschillende doelen gebruikt kunnen worden, kunnen ze ook op uiteenlopende manieren worden ingezet.
Een formulier aan een (nieuwe) gebruiker koppelen
Wilt u dat klanten bepaalde bestanden of informatie maar één keer indienen? Dan kunt u overwegen om een formulier aan een gebruiker toe te voegen in plaats van aan een reservering. Wanneer een formulier aan een gebruiker is gekoppeld, hoeven uw klanten het formulier alleen in te vullen wanneer ze zich als nieuwe gebruiker registreren. Heeft u al klanten met een bestaand account? Geen zorgen, u kunt het formulier toevoegen aan het aanmeldproces en bestaande gebruikers het formulier laten invullen wanneer ze de volgende keer inloggen op hun account, met de instelling zoals hierboven, maar verplicht ook bestaande gebruikers zonder formulier om dit bij hun volgende bezoek in te vullen.
Aan gebruikers gekoppelde formulieren zijn ideaal als u ze wilt gebruiken als registratieformulier voor lidmaatschappen, studenten of om uw algemene voorwaarden door te geven.
In een boekingsproces
Het toevoegen van formulieren aan het boekingsproces heeft veel voordelen. Het biedt u de gelegenheid om aanvullende diensten aan te bieden, informatie te verstrekken of bestanden op te vragen die nodig zijn voor de afspraak. SuperSaaS-formulieren zijn handig wanneer klanten geen account nodig hebben om bij u te boeken, maar u toch belangrijke informatie voor hun boeking wilt verzamelen.
Stand-alone
Formulieren hoeven niet per se gekoppeld te zijn aan een reserveringsproces of gebruiker, maar kunnen ook losstaand worden gebruikt. Bij het maken van een formulier kunt u kiezen of u het formulier voor integratie of als stand-alone formulier maakt. U kunt stand-alone formulieren ook omzetten in geïntegreerde formulieren en andersom.
Het grootste verschil tussen de twee is dat een stand-alone formulier zijn eigen URL heeft. Uw publiek kan een stand-alone formulier eenvoudig openen via uw website of via een door u gedeelde link. Stand-alone formulieren zijn handig om feedback over uw dienst te verzamelen of als inschrijfformulier voor een speciaal evenement.
Dropbox maakt automatisch aparte mappen voor elk formulier wanneer u meerdere formulieren heeft. Hierdoor blijft uw Dropbox-dashboard veel overzichtelijker.
Bestandsindeling
Het verzamelen van gegevens van meerdere klanten kan overweldigend zijn als deze niet goed worden geordend. De eenvoudigste manier om bestanden te verzamelen, is door de bestanden rechtstreeks uit de formulieren in SuperSaaS te downloaden. De bestanden in het formulier worden gedownload vanuit uw Dropbox naar uw computer. Onder Bekijken in het formulier kunt u eenvoudig bestanden verzamelen en per reactie opslaan. Tijdens het hele proces worden er geen bestanden opgeslagen of verwerkt op onze SuperSaaS-servers.
Als het downloaden van bestanden te veel tijd kost, is een andere manier om te herkennen welk bestand bij welke klant hoort, door gebruikers te laten inloggen of een account te laten aanmaken. De gebruikersnaam van de klant wordt automatisch opgenomen in de bestandsnaam wanneer deze naar de Dropbox-map wordt geüpload. U bepaalt op de pagina Toegangsbeheer in uw dashboard of gebruikers zich aanmelden met hun e-mail of een persoonlijke inlognaam aanmaken.
Geüploade bestanden behouden niet hun oorspronkelijke bestandsnaam wanneer ze in een formulier worden opgeslagen. Een document dat bijvoorbeeld is geüpload met de bestandsnaam JaneDoeCV verschijnt als Gebruikersnaam-willekeurige-combinatie-van-cijfers-en-letters. Zie het volgende voorbeeld:
Documenten die zijn geüpload door gebruikers zonder gebruikersnaam (bijvoorbeeld wanneer een formulier buiten een reserveringsproces wordt gebruikt) krijgen geen gebruikersnaam, maar slechts een generieke bestandsnaam. Om overzicht in Dropbox te creëren, kunt u bestanden sorteren op type, extensie of gewijzigd.
Type verdeelt bestanden in soorten documenten, zoals afbeeldingen en documenten. Niet te verwarren met het extensiefilter. Met dit filter ziet u eenvoudig welke bestanden documenten of afbeeldingen zijn. Het is handig wanneer u verschillende soorten bestandstypen moet verzamelen.
Extensie classificeert bestanden naar formaat. Met het typefilter kunnen documenten met verschillende formaten onder hetzelfde type vallen; bij het extensiefilter worden bestanden echter alleen gegroepeerd als ze hetzelfde formaat hebben. Onder type wordt een PDF-bestand bijvoorbeeld waarschijnlijk als document gegroepeerd, maar in het extensiefilter is de PDF alleen samen met andere PDF-bestanden te vinden.
Gewijzigd toont bestanden in volgorde van laatst bewerkt of laatst toegevoegd. Dit kan handig zijn wanneer u de meest recent toegevoegde bestanden uit uw map nodig heeft.
Meer tips voor bestandsindeling
Dropbox biedt automatiseringsfuncties om mappen te automatiseren, waardoor het organiseren van bestanden nog handiger wordt. Met Dropbox-automatisering kunt u een categorie kiezen om bestanden op te sorteren, regels instellen om bestanden automatisch te hernoemen of tags maken om bestanden te organiseren en terug te vinden. Elke map kan slechts één automatisering gebruiken.
De optie om bestanden te hernoemen, in Dropbox ook wel naamgevingsconventie genoemd, kan handig zijn bij het opslaan van bestanden uit formulieren. We bekijken de instelling uploaddatum; maar er zijn nog veel meer opties die u naar eigen inzicht kunt gebruiken.
Uploaddatum: met deze functie voegt Dropbox automatisch de uploaddatum toe aan de bestandsnaam, zodat u eenvoudig kunt zien op welke datum de bestanden zijn geüpload. Ondanks het filter Gewijzigd ziet u met de naamgevingsconventie Uploaddatum direct op welke datum de bestanden zijn aangemaakt en aan de map toegevoegd.
Samengevat
Gebruik formulieren om klanten bestanden te laten uploaden in SuperSaaS. Formulieren kunnen aan een reserveringsproces worden gekoppeld, maar ook als stand-alone formulier worden gebruikt. Alle geüploade bestanden worden opgeslagen in uw gekoppelde Dropbox-account, waar u documenten kunt terugvinden. Dropbox maakt aparte mappen voor elk formulier. Geüploade documenten behouden niet hun oorspronkelijke bestandsnaam, maar krijgen in plaats daarvan een generieke bestandsnaam, waardoor het lastig is om te zien bij welke klant het bestand hoort. Een oplossing is om uw klanten het formulier ingelogd te laten invullen, of de Dropbox-naamgevingsconventie te gebruiken om vast te leggen welke gebruiker bestanden heeft geüpload of op welke datum bestanden aan uw Dropbox-map zijn toegevoegd.