Met meer dan 1,08 miljoen mensen uit uiteenlopende sectoren en branches die in de VS alleen al in coworkingruimtes werken, zijn dit soort plekken uitgegroeid tot broedplaatsen voor creativiteit, innovatie en mooie kansen. Ze bieden voordelen zoals een levendige gemeenschap van werkenden, een kostenefficiënte oplossing voor kleine bedrijven en ondernemers, en kantoorvoorzieningen zonder de traditionele verplichtingen en kosten die daar normaal bij komen kijken.
Andere overtuigende statistieken zijn:
- De VS heeft 18,3% van alle coworkingruimtes ter wereld.
- De coworkingmarkt in de VS zal naar verwachting een CAGR van meer dan 11% laten zien tussen 2022 en 2027.
- Bijna driekwart van de coworkingruimtes wereldwijd wordt binnen twee jaar winstgevend na de lancering.
- Statista schat dat er tegen eind 2024 wereldwijd 41975 coworkingruimtes zullen zijn.
- Volgens de wereldwijde State of Remote Work-enquête van 2023 betaalt 22% van de bedrijven voor coworkinglidmaatschappen en zou 38% van de respondenten willen dat hun werkgever dat deed of die optie aanbood.
- Wereldwijd wordt verwacht dat de markt voor coworkingruimtes tussen 2021 en 2025 zal toenemen met $ 13,35 miljard, oftewel 11% per jaar.
Voor ondernemers in de VS is het duidelijk dat een coworkingruimte, als die goed wordt beheerd, een succesvolle onderneming kan zijn.
Als u geïnteresseerd bent in het opzetten en runnen van dit type bedrijf, laat deze gids zien hoe u dat op de meest winstgevende en duurzame manier doet.
4 STAPPEN OM EEN COWORKINGRUIMTE SUCCESVOL TE BEHEREN
Gebruik deze tips om de weg vooruit uit te stippelen en uw bedrijf op te zetten:
Stap 1. Begin met een businessmodel voor uw coworkingruimte
De eerste stap is het maken van een stevig businessmodel. De drie belangrijkste onderdelen zijn uw unieke verkooppropositie (USP), uw inkomstenbronnen en uw kosten.
Ontwikkel een USP
Het aantal coworkingruimtes groeit, dus u moet die van u onderscheiden van de rest. Richt u op de volgende punten om te beginnen met het ontwikkelen van de USP van uw coworkingruimte:
Bepaal uw doelgroep: Denk aan de specifieke sectoren die u wilt aantrekken, zoals start-ups, freelancers, digitale nomaden of kleine ondernemers. U kunt uw doelgroep ook definiëren op basis van leeftijd, beroep en andere factoren. Misschien wilt u oudere consultants aantrekken, freelance schrijvers en journalisten van alle leeftijden, of ontwerpers en programmeurs.
Bepaal uw businessmodel: Kiest u voor hot desks die mensen kunnen gebruiken op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, of voor een aanpak waarbij mensen vooraf bureaus reserveren? U bent niet beperkt tot maar één van deze aanpakken, dus u kunt ook beide combineren om zowel bezoekers van buiten de stad als vaste leden te bedienen.
Bied kostenefficiënte oplossingen: Bied oplossingen die passen bij het budget van uw doelgroep. Bedrijven die uw coworkingruimte gebruiken hebben vaak grotere budgetten en mogelijk meer wensen dan solo freelancers of mensen die zakelijk reizen.
Neem verschillende oplossingen op, zoals pakketten met hotdesking, gratis wifi, onbeperkte koffie en gebruik van de keuken en gemeenschappelijke ruimte voor mensen met een kleiner budget. Voor start-ups of kleine bedrijven kunt u een pakket samenstellen met werkplekken, gebruik van een kantoor, tweewekelijkse toegang tot een vergaderruimte, toegang tot de keuken en gemeenschappelijke ruimte, diverse voorzieningen en onbeperkte koffie.
Creëer een functionele werkruimte: Plan en ontwerp werkplekken en makkelijk te boeken vergaderruimtes die volledig zijn uitgerust met meubilair, apparatuur, een keuken en andere voorzieningen die aantrekkelijk zijn voor uw doelgroep, plus een betrouwbare internetverbinding en gedeelde diensten.
Als uw doelgroep grotendeels bestaat uit solo freelancers of kleine groepen, dan zullen zij waarschijnlijk een mix van gemeenschappelijke ruimten en rustige plekken waarderen, netwerkmogelijkheden en 24/7 toegang tot uw coworkingruimte. Als u zich richt op remote workers, zorg dan voor een stabiele internetverbinding, een coworkinglounge en onbeperkte koffie. Of biedt u vooral onderdak aan kleine bedrijven, bied dan toekomstbestendige technologie, gestroomlijnde operationele kosten en beheer zonder veel handwerk.
Bouw een community: Moedig professionals met vergelijkbare achtergronden aan om met elkaar in contact te komen, kennis te delen en samen te werken. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door regelmatig sociale bijeenkomsten, netwerkborrels of andere ontmoetingen te organiseren, en door mentorprogramma’s te faciliteren.
Beoordeel uw inkomstenbronnen
De belangrijkste inkomstenbron van coworkingruimtes zijn de lidmaatschappen die zij aan particulieren en bedrijven verkopen. Naast langere lidmaatschappen verkopen sommige ruimtes ook dagpassen, bieden zij extra diensten aan en/of gaan zij mogelijk lucratieve samenwerkingen aan.
Denk aan inkomstenbronnen zoals:
Lidmaatschapskosten: Bied verschillende lidmaatschapsvormen aan, zoals dag-, maand- en jaarlidmaatschappen.
U kunt ook lidmaatschapsbundels maken, zoals:
- Basislidmaatschappen van $ 30 per maand, inclusief één drop-in dag per maand en volledige toegang tot alle voorzieningen.
- Fulltime lidmaatschappen van $ 300 per maand, inclusief een eigen bureau waar het lid zijn spullen kan opbergen en volledige toegang tot alle voorzieningen.
- Een weekendpakket van $ 150 per maand, met onbeperkte toegang in het weekend tot hot desks, volledige toegang tot alle voorzieningen, korting op evenementtickets en korting op vergaderruimtes of hotdeskverhuur op werkdagen.
Extra diensten: Denk aan aanvullende diensten die u kunt aanbieden en hoeveel u daarvoor rekent, zoals vergaderruimtes. Deze add-ons kunnen uw coworkingruimte onderscheiden van de concurrentie. U kunt nog verder gaan en diensten aanbieden zoals luchthavenvervoer, persoonlijke assistenten, een klusjesman en schoonmaakdiensten, offsetdrukwerk, alcoholische dranken en eten en drinken.
Mogelijke samenwerkingskansen: Probeer potentiële samenwerkingen te vinden met leveranciers van technische apparatuur, cateraars, koffie- en snackmerken en zelfs kleine sportscholen. Als u een sportschool in de buurt als partner vindt, kunnen zij een kleine fitnessruimte in uw coworkingruimte inrichten, of kunnen uw leden daar een uur per dag sporten of een gereduceerd sportschoollidmaatschap krijgen.
Wees realistisch over de kosten
Hoewel dit soort ondernemingen relatief lage opstartkosten kunnen hebben, is het belangrijk om realistisch te zijn over de kosten van het starten van een coworkingruimte. Vraag offertes op voor kosten zoals verbouwing, apparatuur, kantoormeubilair, IT-infrastructuur en software, licenties en vergunningen, nutsvoorzieningen, salarissen, marketing en reclame, internetinrichting, verzekeringen en juridische kosten.
Deze lijst geeft u een idee van de mogelijke kosten voor het opzetten van dit type bedrijf in de VS:
Huur
$ 2163–$ 7000 per maand, inclusief bijvoorbeeld:
- Basishuur
- Eerste borg
- Nutsvoorzieningen
- Verenigings- of onderhoudskosten
Structurele renovaties
$ 465-$ 518 per vierkante voet voor werkzaamheden zoals:
- Fundering herstellen
- Ruimtes uitbreiden
- Wanden herstructureren
Deze kosten kunnen nog hoger uitvallen als u de hulp van een constructie-ingenieur inschakelt. Dat kan tot $ 15000 kosten, bovenop uurtarieven tot $ 250 en bouwkosten tussen 5% en 10%.
Kantoormeubilair en ontwerp
$ 1000–$ 1500 per vierkante meter voor een inrichtingspakket, inclusief:
- Nieuwe vloeren en bureaus
- Vernieuwde banken en bureaustoelen
- Moderne verlichting en lampen
Infrastructuur en technologie
$ 2–$ 4 per vierkante voet voor een netwerksysteem plus apparatuurkosten voor:
- Desktopcomputers en monitors
- Videoconferentieapparatuur
- Scanners en printers
Verzekering
$ 340,75 per maand voor basisdekking, waaronder:
- Opstalverzekering
- Algemene aansprakelijkheids- en eigendomsverzekering
- Brand- en fysieke veiligheidsdekking
- Gegevensbeveiliging en privacy
Juridische en administratieve inrichting
$ 200–$ 1000 per uur aan advocaatkosten voor hulp bij:
- Bedrijfsregistratie
- Bestemmingsvergunningen
- Naleving van belastingregels
- Opstellen van lidmaatschaps- en huurovereenkomsten
Marketing en branding
$ 22260 (of 5% van uw omzet) voor kosten zoals:
- E-mailmarketing
- Nieuwsbrieven
- Advertenties op sociale media
- Zoekmachineoptimalisatie (SEO)
Voorzieningen, kantoorbenodigdheden en onderhoud
De kosten variëren, afhankelijk van uw keuzes voor bijvoorbeeld:
- Schoonmaakdiensten
- Waterkoelers
- Verkoopautomaten
- Parkeerplaatsen
- Gratis koffie en snacks
Stap 2. Zorg voor de juiste locatie en inrichting van uw coworkingruimte
Besteed aandacht aan de locatie en het ontwerp van uw coworkingruimte, want deze elementen kunnen invloed hebben op de beslissing van potentiële leden om zich aan te sluiten. Locatie en ontwerp hebben ook invloed op de algehele ervaring van de mensen die uw ruimte gebruiken.
Als uw doelgroep vooral uit freelancers bestaat, geven zij misschien de voorkeur aan een rustige, knusse voorstedelijke ruimte. Snelgroeiende tech-startups die uiteindelijk een vast kantoor zoeken, geven misschien liever de voorkeur aan een goed bereikbare, drukke stedelijke locatie met veel netwerk- en andere zakelijke kansen.
De locatie die u kiest, moet goed bereikbaar zijn en dicht bij voorzieningen liggen zoals restaurants, winkels en sportscholen. De locatie moet ook veilig zijn en zich bevinden in een gebied met een bloeiende gemeenschap van bedrijven, start-ups en ondernemers. U kunt buurten onderzoeken door te kijken waar andere coworkingruimtes zich bevinden en op te letten wie ze gebruikt en welke voorzieningen er in de buurt zijn. Neem de tijd om door die buurten te rijden of lopen en doe verder onderzoek in Google Maps.
Uw coworkingruimte zou een open, flexibele indeling moeten hebben met breakoutruimtes, gemeenschappelijke zones en vergaderruimtes, plus een mix van werkplekken voor hotdesking, vaste bureaus, privékantoren en lounge-/sociale ruimtes. Voeg voorzieningen toe zoals een gezamenlijke keuken, print- en scanfaciliteiten, privébelcabines en vergaderruimtes met goede audiovisuele apparatuur. Zorg ervoor dat uw ruimte natuurlijk licht heeft, groene elementen en een samenhangende merkidentiteit in huisstijl en interieurontwerp.
Stap 3. Houd rekening met wetgeving en regelgeving
Het begrijpen van de wettelijke vereisten om aan de regels te voldoen is een belangrijk onderdeel van het succesvol beheren van een coworkingruimte. Denk aan:
- Interne regels en beleid over aansprakelijkheid, te late betalingen, geluid en een gedragscode voor medewerkers en leden.
- Een rechtsvorm voor uw bedrijf, zoals een eenmanszaak of bv.
- Eventuele lokale licenties of vergunningen die nodig zijn om een coworkingruimte te exploiteren.
- Correcte registratie van uw bedrijfsactiviteiten.
- Bedrijfsverzekering.
- Uitgebreide lidmaatschapscontracten.
Stap 4. Implementeer kernstrategieën voor effectief beheer
Nu de basis staat, is het tijd om te bekijken hoe u een coworkingruimte dagelijks succesvol beheert.
Laat uw visie en missie de richting bepalen: Laat de missie en visie van uw coworkingruimte de richting van uw beslissingen bepalen en vormgeven aan de cultuur en sfeer van de ruimte, zodat u uw doelgroep beter kunt bedienen.
De missie van Regus is bijvoorbeeld om miljoenen mensen elke dag een geweldige werkdag te bezorgen. De aanbieder van flexibele werkplekken gelooft in keuze, flexibiliteit en toegang tot een bloeiende gemeenschap. De missie van Hub Coworking Hawaii is om verschillende ruimtes te creëren waar verschillende mensen zich veilig voelen, productief kunnen zijn en worden verwelkomd en geïnspireerd om goed te doen en goed te doen voor Hawaii.
Neem de juiste mensen aan: Stel een team samen van mensen met uitstekende communicatieve vaardigheden die gericht zijn op de gemeenschap en de klant. Zorg dat zij zijn getraind in hun taken, uw visie en missie begrijpen, en alert, behulpzaam en responsief zijn.
Voordat u met werven begint, bekijkt u uw coworkingruimte, uw behoeften en de behoeften van uw leden om de belangrijkste functies te bepalen. Voorbeelden van belangrijke rollen zijn een communitycoördinator, een IT-manager, een merkpromotor of marketingmanager, een operationeel assistent en een medewerker ledenontwikkeling.
Zodra u de belangrijkste rollen hebt bepaald, maakt u uitgebreide functieprofielen met duidelijke, meetbare verwachtingen. Als u de functieprofielen klaar hebt, adverteert u op verschillende platforms zoals Indeed of LinkedIn, op de carrière- of Werken-bij-pagina van uw website, uw socialmediakanalen, coworkingforums en communitykanalen.
Gebruik de volgende tips om uw nieuwe medewerkers goed in te werken:
- Plan een verrassing voor hun eerste werkdag, bijvoorbeeld samen lunchen.
- Maak hun welkom persoonlijk, bijvoorbeeld door hen rond te leiden in de ruimte en voor te stellen aan hun teamgenoten.
- Verhoog het contact met hun directe leidinggevende.
- Organiseer een teambuildingactiviteit met ijsbrekers.
- Geef nieuwe medewerkers kopieën en uitleg van hun functieomschrijving.
- Wees benaderbaar en check regelmatig hoe het met hen gaat tijdens het inwerkproces.
Benut technologie: Gebruik technologie om beheer en administratie te vereenvoudigen en leden alles te bieden wat zij van een gerenommeerde coworkingruimte mogen verwachten. Automatiseer administratieve taken zoals ruimteboekingen, facturatie en lidmaatschapsregistratie met coworkingmanagementsoftware.
SuperSaaS is een van die technologieën. U kunt deze oplossing gebruiken om voorzieningen zoals apparatuur en vergaderruimtes in te plannen, boekingsregels en annuleringsvoorwaarden in te stellen, wachtlijsten te maken en te gebruiken, evenementen te definiëren, e-mail- of sms-bevestigingen en herinneringen aan te passen, betaalopties te integreren en reserveringen te beperken tot leden. U kunt ook de uitstraling aanpassen aan uw huisstijl en een SuperSaaS-knop of planning op uw website integreren.
Bied leden veelzijdige en moderne oplossingen voor hotdesking aan, samen met robuuste online platforms voor vergaderingen, communicatie en het delen van middelen. Rust gedeelde ruimtes uit met geavanceerde tools die soepel vergaderen en samenwerken mogelijk maken.
Denk bijvoorbeeld aan technologie zoals de Neat Frame en Neat Bar, die videoconferenties van hoge kwaliteit en interactieve schermfuncties bieden die zowel virtuele als fysieke vergaderingen verbeteren.
Deze tools kunnen de planning van evenementen stroomlijnen, zorgen voor effectieve communicatie en uw leden in het algemeen een betere ervaring bieden.
Evalueer en pas regelmatig aan: Communiceer met leden via een CRM-platform en verzamel gegevens over financiële prestaties en bezettingsgraden om regelmatig feedback te verzamelen. U kunt ook CRM-interacties en communicatie volgen om te zien waar u uw aanbod kunt verbeteren.
Daarnaast zijn enquêtes en vragenlijsten uitstekend om uw doelgroep beter te leren kennen, feedback en meningen van leden te verzamelen en relaties op te bouwen. Ze zijn eenvoudig in te zetten en u kunt gerichte vragen maken om de antwoorden te krijgen die u nodig hebt. Gebruik de suggesties van leden en de gegevens die u verzamelt om verbeterpunten te identificeren en aanpassingen te doen die aansluiten op de veranderende behoeften van uw doelgroep.
Maak een coworkingruimte die blijvend succes oplevert
Weten hoe u een coworkingruimte succesvol beheert, vraagt om voorbereiding, blijven leren en aanpassen. Alles goed organiseren gebeurt niet van de ene op de andere dag, maar met de juiste tools, platforms en systemen kunt u uw ruimte op gang brengen en ervoor zorgen dat die leden alles biedt wat zij nodig hebben voor een soepele werkervaring.
Gebruik de informatie in deze gids om een unieke coworkingruimte te creëren waarin particulieren en bedrijven kunnen groeien.
