Als beheerder van uw eigen account van SuperSaaS bent u misschien al bekend met superusers. Superusers zijn, zoals de naam al doet vermoeden, gebruikers met extra rechten. Dat kan bijvoorbeeld het recht zijn om afspraken te maken voor andere gebruikers, of om uw openingstijden aan te passen.
Maar wist u dat u gewone gebruikers ook verschillende toegangsrechten kunt geven in SuperSaaS? U kunt bijvoorbeeld slechts een specifieke groep toegang geven tot een bepaalde planning. Of u kunt de toegang beperken tot bepaalde lessen. U kunt zelfs instellen welke gebruikers op bepaalde tijden welke lessen mogen boeken. U kunt de prijs van een les aanpassen op basis van de gebruiker die boekt. Kort gezegd: als beheerder bepaalt u precies wie toegang heeft tot wat en zelfs wanneer.
Een gebruikersgroep maken
Laten we een voorbeeld bekijken: u geeft Engelse lessen aan verschillende groepen leerlingen. Dan wilt u beginners natuurlijk niet zomaar laten instromen in een gevorderde cursus. Dit is een goed moment om gebruikersgroepen te gebruiken.
Ga in uw Dashboard naar Gebruikersbeheer en open Gebruikersgroepen. Voer een naam voor de groep in en klik op Toevoegen. Voor dit voorbeeld kiezen we Beginners. Zo eenvoudig is het: u kunt nu gebruikers gaan toevoegen.
Gebruikers toewijzen aan uw groep
U kunt gebruikers handmatig toevoegen via het scherm Gebruikersbeheer. Klik om het gebruikersaccount te bewerken dat u aan de groep Beginners wilt toevoegen en wijs die gebruiker toe aan de groep in het dialoogvenster. Als u een lange lijst met gebruikersaccounts in SuperSaaS hebt, kan dit handwerk nogal onhandig zijn. In dat geval kunt u beter uw gebruikerslijst als CSV exporteren en de kolom Groep in een spreadsheet aanpassen. Daarna kunt u het bestand weer importeren om de wijzigingen door te voeren. Alle gebruikers die u in uw spreadsheet aan de groep Beginners hebt toegewezen, horen dan ook in de gebruikersgroep in SuperSaaS.
Bepalen wat een gebruikersgroep kan bekijken
Er zijn verschillende manieren om uw account en de planningen daarin in te richten. Voor groepen is het vaak handig om een capaciteitsplanning te gebruiken; lees hier hoe u die instelt.
U kunt al uw lessen in één capaciteitsplanning aanbieden, of voor elke groep leerlingen een aparte planning maken.
Toegang tot verschillende planningen beperken
Laten we eerst kijken hoe u verschillende leerlingengroepen verschillende planningen kunt geven. Als u nog geen planning voor Beginners hebt gemaakt, is dit het moment om dat te doen. Maak een capaciteitsplanning speciaal voor uw beginnende leerlingen.
Zodra de planning naar wens is ingesteld, wilt u de toegang beperken tot alleen de gebruikersgroep Beginners. Om de toegangsinstellingen van uw planning te wijzigen, gaat u terug naar uw Dashboard en klikt u op Configureren > Toegang.
Onder Wie kan de planning zien? Zet u de optie Klanten moeten inloggen om de planning te zien… aan. Kies daarna onder Alleen toegang toestaan aan klanten uit groep de groep Beginners in de keuzelijst. Vergeet niet om de wijziging onderaan de pagina op te slaan.
Op dit moment zouden alleen beginners de planning moeten kunnen openen. U kunt dit testen door een gebruikersaccount met een ander e-mailadres aan te maken en dat account niet aan de gebruikersgroep toe te voegen. Log in met dat account en probeer vervolgens de planning te openen. De toegang zou geweigerd moeten worden en u zou een melding moeten krijgen dat de gebruiker is geblokkeerd. Als u wilt, kunt u die melding ook aanpassen onder Configureren > Lay-out. U kunt bijvoorbeeld andere leerlingen laten weten dat “de beheerder u eerst moet goedkeuren voordat u deze planning kunt openen”.
Wanneer beginners zich als gebruiker van uw planning aanmelden, worden zij niet automatisch aan een gebruikersgroep toegewezen. U kunt de pagina Geblokkeerde planning daarom gebruiken om nieuwe gebruikers te laten weten dat zij binnenkort aan de juiste gebruikersgroep worden toegevoegd. In het geval van een beginnende leerling die toegang nodig heeft tot de planning voor beginners, voegt u gewoon het gebruikersaccount toe aan de groep Beginners en vraagt u die persoon de planning opnieuw te laden.
Toegang tot verschillende afspraken beperken
Als u lessen wilt plannen en alle leerlingen dezelfde dienstplanning wilt laten zien, zodat zij ook de beschikbaarheid kunnen zien buiten de lessen die u geeft, dan wilt u waarschijnlijk beperken op welke klassenniveaus beginners zich mogen inschrijven. In dat scenario kunt u voortbouwen op de kennis uit onze vorige blog over geavanceerde prijsstelling om gevorderde lessen onbeschikbaar te maken voor beginners.
Ga daarvoor naar Configureren > Resources, zet de optie Voeg een prijsveld toe aan het dialoogvenster “nieuw slot maken” aan, sla op en klik vervolgens op Prijs instellen. U kunt deze methode ook gebruiken voor individuele lessen op een planning voor resources.
De regel die u wilt maken ziet er als volgt uit: Voer actie uit: Stel in op onbeschikbaar als aan alle volgende voorwaarden is voldaan: …de resource is Gevorderd …de gebruikersgroep is gelijk aan “Beginners”.
Natuurlijk moet u extra regels maken als u meer dan twee lesniveaus aanbiedt; die regels volgen dezelfde structuur.
Om een vergelijkbaar resultaat te bereiken op een capaciteitsplanning, kunt u verschillende lesniveaus een andere kleur geven in uw planning en vervolgens op die specifieke kleur filteren met een extra URL-kenmerk. Lees daar meer over in onze blog over gebruikers naar een specifieke klas, resource of dienst sturen.
Meer flexibiliteit in toegangsrechten
Misschien hebt u een gevorderde leerling die u heeft aangeboden om u te helpen tijdens beginnende lessen, en wilt u die gebruiker superuser maken voor een specifieke planning. Voor dat geval bestaat een snelle oplossing! In plaats van de stappen voor het opzetten van een gebruikersgroep Assistent te doorlopen, de gebruiker toe te voegen en die groep vervolgens toegang te geven tot de planning voor beginners, is er een aparte instelling op het tabblad Toegang waarmee u een gebruiker alleen voor die planning kunt promoveren. Dat werkt slechts voor één gebruiker, dus als u twee gebruikers toegang als superuser wilt geven voor dezelfde planning, moet u wel gebruikersgroepen gebruiken.
Zo ziet u dat u niet beperkt bent tot alleen normale toegang of toegang als superuser voor uw account van SuperSaaS. Uw beginnende leerlingen kunnen worden beperkt tot hun eigen planning voor beginners, of ze kunnen alle lesniveaus bekijken terwijl ze alleen lessen reserveren die passen bij hun huidige niveau. Als u de geavanceerde prijsregels nog een stap verder trekt, kunt u zelfs subgroepen maken binnen uw groep Beginners. U kunt bijvoorbeeld Weekdag-beginners of Intensieve beginners maken om toegang tot lessen op specifieke dagen van de week te beperken. Dat kan handig zijn als u algemene cursussen doordeweeks aanbiedt en intensieve beginnerscursussen in het weekend.
Alles bij elkaar laten gebruikersgroepen u een brede, flexibele set toegangsrechten instellen, precies afgestemd op de behoeften van uw gebruikers. Heeft u hulp nodig bij dit proces? Ons supportteam staat klaar om u te helpen. Neem gerust contact op via ons feedbackformulier.