Met onze functie handelen namens kunt u afspraken voor uw gebruikers boeken onder hun eigen inloggegevens, terwijl u toch een volledig overzicht behoudt van alle boekingen en voor wie elke boeking is. Deze functie is bedoeld om de planning gemakkelijker te maken voor zowel u als uw klanten, zodat uw werkproces soepel verloopt zonder dat u afspraken uit het oog verliest.
In deze blog leest u over:
- Hoe de functie handelen namens uw bedrijf ten goede kan komen
- Waarom handelen namens een gebruiker voordelig kan zijn voor uw werkproces
- Hoe u de functie handelen namens inschakelt bij het boeken voor uw klanten
Hoe de functie handelen namens uw bedrijf ten goede kan komen
In een tijdperk waarin digitalisering en automatisering domineren, kan het overbodig lijken om offline boekingsmogelijkheden aan te bieden. Hoewel 50% van de mensen wereldwijd liever online boekt, is er nog steeds een reden om deze optie te overwegen. Uit onderzoek van Amra & Elma blijkt dat 32% van de mensen in de Verenigde Staten nog steeds liever afspraken maakt via offline methoden, zoals telefonisch of in persoon. Dit percentage varieert echter per sector.
Er is ook een derde groep die bedrijven vaak over het hoofd zien: hybride boekers. Deze klanten bewegen zich vloeiend tussen online en offline kanalen. Bijvoorbeeld:
- Ze boeken hun eerste kappersafspraak online, maar plannen hun volgende bezoek in persoon.
- Ze reserveren via uw website, maar bellen om de tijd aan te passen.
- Ze boeken digitaal, maar maken hun vervolgafspraak via sms of een ander berichtenplatform (bijvoorbeeld WhatsApp, Telegram, enz.).
Door medewerkers de mogelijkheid te geven om namens klanten te handelen, opent u andere manieren waarop klanten u kunnen vinden, waardoor elke drempel die klanten zou weerhouden bij u te boeken wordt weggenomen. In een hybride wereld is succes niet weggelegd voor de bedrijven met de meest geavanceerde of volledig digitale werkprocessen, maar voor de bedrijven die zich aanpassen aan de uiteenlopende behoeften en voorkeuren van hun klanten.
Digitalisering wijst misschien de weg, maar mag de grenzen van uw dienstverlening niet bepalen. Door uw team toe te staan namens klanten te handelen, verbindt u online en offline boekingen binnen één systeem, waarbij u operationele efficiëntie behoudt en tegelijkertijd de flexibiliteit biedt die klanten verwachten.
Waarom handelen namens een gebruiker voordelig kan zijn voor uw werkproces
Er zijn verschillende redenen waarom de functie handelen namens uw werkproces kan verbeteren.
Ten eerste maakt het de administratie eenvoudiger. U bespaart uren met uitzoeken welke boeking bij welke klant hoort. U hoeft niet door alle boekingen te zoeken. U kunt eenvoudig naar de gebruiker zoeken op de pagina voor gebruikersbeheer en op het vergrootglaspictogram klikken om hun aankomende en zelfs eerdere boekingen te bekijken. Het is goed georganiseerd en geeft een duidelijk overzicht van alle afspraken van de gebruiker. Dit kan handig zijn als een klant plotseling een afspraak wil annuleren of wijzigen en dat niet zelf kan doen, of u op het laatste moment per e-mail informeert over de wijziging. Aan de gebruikerskant kan de gebruiker ook inloggen op zijn account om een overzicht van zijn boekingen te vinden, zodat hij zijn aankomende afspraken niet uit het oog verliest.
Een andere reden om deze functie te gebruiken, is om boekingen via telefoon of in persoon mogelijk te maken en deze onder de juiste gebruiker te plaatsen — een geschikte oplossing als u gebruikers heeft die niet online kunnen boeken. Zoals eerder vermeld, zijn er nog steeds veel mensen die liever op een andere manier boeken dan online. Denk aan mensen die niet digitaal vaardig zijn of aan hybride boekers, die de flexibiliteit waarderen om te kiezen of ze een vervolgafspraak in persoon of online willen maken.
Doordat u mensen toestaat telefonisch of in persoon te boeken, kunt u die afspraken misschien niet altijd zelf inboeken. Vooral als u bijvoorbeeld in een kliniek of salon werkt en meerdere mensen beschikbaar heeft die dezelfde dienst kunnen uitvoeren. Of als u een receptie heeft waar assistenten verantwoordelijk zijn voor reserveringen en het inchecken van klanten. In dat geval kunt u medewerkers de rol van superuser in SuperSaaS toewijzen om namens uw klanten te handelen, waardoor het voor uw medewerkers heel eenvoudig wordt om persoonlijke afspraken te plannen en te beheren. Dat geeft u als beheerder meer tijd en ruimte om andere taken uit te voeren die uw aandacht vragen.
Hoe u de functie handelen namens inschakelt bij het boeken voor uw klanten
Om de functie handelen namens te gebruiken, hebben uw klanten een gebruikersaccount nodig. Zonder gebruikersaccount kan de afspraak niet aan individuele gebruikers worden gekoppeld en verschijnt de functie niet op de planningspagina’s.
Stap 1: Inloggen vereisen voor boeking
Zorg ervoor dat uw planning vereist dat gebruikers inloggen voordat ze een boeking maken. Dit kunt u inschakelen op de pagina Configureer > Toegang van uw planning.
Stap 2: Gebruikers aanmaken of importeren
De optie handelen namens is alleen beschikbaar als er gebruikers in uw account zijn. Wanneer er online wordt geboekt en inloggen vereist is, worden uw klanten naar een inlogpagina geleid waar zij een account kunnen aanmaken als ze voor het eerst boeken. Als een klant zelf geen account kan aanmaken, kunt u:
- handmatig een gebruikersprofiel aanmaken
- gebruikers in bulk importeren
Beide kunnen worden gedaan in het onderdeel Gebruikersbeheer. We leggen dit verder uit in onze documentatie.
Stap 3: Gebruik het Handelen namens-pictogram
Nadat u uw planning zo heeft ingesteld dat uw klanten moeten inloggen bij het maken van een afspraak en uw gebruikers een gebruikerslogin hebben aangemaakt, ziet u een klein pictogram verschijnen op uw planningspagina’s. Dit is het handelen namens-pictogram en verschijnt alleen als u ten minste één gebruiker in uw account heeft geregistreerd en de instellingen correct zijn geconfigureerd.
Om als gebruiker te handelen:
- Klik op het pictogram en typ de inlognaam van de klant in
- Klik op de gebruikersnaam en vervolgens op het groene vinkje
- Na het klikken op de gebruikersnaam wordt de gebruikersnaam in de rechterhoek van de planning getoond
- U kunt nu namens de gebruiker boeken
Bij het maken van een afspraak worden alle gegevens van de klant automatisch ingevuld in de boekingsdetails. Ook ontvangt de klant, als e-mailmeldingen zijn ingeschakeld, een bevestiging van de afspraak in zijn inbox.
Nadat u een afspraak met succes heeft aangemaakt, beweegt u eenvoudig de muis over de gebruikersnaam of het pictogram handelen namens. U ziet dat de gebruikersnaam wordt doorgestreept en het pictogram rood wordt. Klik op de doorgestreepte gebruikersnaam en u handelt niet langer namens de gebruiker. Er verschijnt ook een melding op het scherm waarin wordt bevestigd dat u niet langer namens de gebruiker handelt.
Om het samen te vatten: handelen namens uw gebruikers is een geweldige manier om uw werkproces te optimaliseren, de administratie gestroomlijnd te houden en tegelijkertijd een helder overzicht te bewaren van aankomende en eerdere boekingen. Wilt u het uitproberen? Meld u vandaag nog aan voor uw gratis SuperSaaS-account. Mocht u tijdens het proces hulp nodig hebben, dan staat ons supportteam voor u klaar. Neem eenvoudig contact op via ons feedbackformulier.