Vraagt u zich af hoe u verschillende soorten reserveringen of boekingen kunt aanbieden in SuperSaaS? Geeft u groepslessen én privécursussen, en wilt u graag een manier vinden om beide in te plannen? Laten we een paar manieren bespreken om dat aan te pakken.
Leer in deze korte video hoe u het juiste agendatype kiest:
Verschillende afspraaktypes combineren in één account
Als u maar één type afspraak heeft of slechts één les geeft, is een account aanmaken en een agenda opzetten eenvoudig. Maar wat doet u als u meerdere verschillende diensten, afspraaktypes of lessen aanbiedt? Het blijkt dat u dat op meerdere manieren in SuperSaaS kunt aanpakken. We laten u de 3 meest gebruikte opties zien.
De eerste optie is het meest geschikt wanneer u lessen en afspraken aanbiedt met meerdere resources en u die in één overzicht wilt combineren. Optie 2 en 3 zijn geschikter als u uw agenda’s apart wilt houden, maar de aanpak is verschillend. Optie 2 biedt een lijst van al uw beschikbare agenda’s, terwijl optie 3 onderlinge verwijzingen tussen uw agenda’s maakt. Afhankelijk van uw wensen kunt u de voorkeur geven aan een van beide.
Leer in deze korte video hoe u een les- of evenementenboekingssysteem instelt:
1. Eén agenda configureren die in alle behoeften voorziet
Hoewel deze opzet misschien het meest eenvoudig lijkt, kan het wat lastig zijn om één agenda te configureren voor meerdere lestypes. Dat wil niet zeggen dat het niet kan! Voordat u begint, raden we u aan even stil te staan bij welke resources en/of diensten u aanbiedt en hoe u die opties binnen uw agenda aan uw gebruikers wilt presenteren.
Vanaf dat punt maakt u één of meerdere resource-agenda’s voor alle resources die u aanbiedt. Bedenk of u een aparte agenda nodig hebt voor docenten, materiaal, locaties, beschikbare zitplaatsen of plekken. Maak afhankelijk van uw behoeften een resource-agenda per individuele resource of een agenda per soort – één voor al het materiaal, één voor alle locaties, enzovoort. Met aparte agenda’s heeft u meer controle over begintijden of afwijkende vakantiedagen. Als dat voor u niet relevant is, is het misschien eenvoudiger om bij één resource-agenda per resourcetype te blijven.
Ter illustratie: u runt een organisatie die privélessen en masterclasses met maximaal 15 plekken aanbiedt. Uw studenten kunnen meerdere plekken boeken. Hier heeft u mogelijk een agenda nodig voor docenten, locaties en beschikbare plekken. In dit geval kan het beste zijn om voor elke docent een aparte agenda te maken. Dat is handig als die docenten op verschillende momenten van het jaar op vakantie gaan, en als u uw docenten superuserrechten wilt geven om hun beschikbaarheid te bewerken. Voor de beschikbare locaties en de beschikbare plekken maakt u elk maar één agenda. U kunt elke resource nog steeds zijn eigen openingstijden geven, voor het geval de beschikbaarheid van uw locaties verschilt.
Zodra u tevreden bent met de resource-agenda’s die u heeft opgezet, maakt u een dienstenagenda om de beschikbare resources te combineren. U moet diensten aanmaken; in die diensten combineert u alle resources die u voor elke afspraak nodig heeft.
Terug naar het masterclassvoorbeeld dat we eerder gebruikten: u heeft nu alle benodigde agenda’s aangemaakt. Om studenten een duidelijk overzicht te bieden, moet u alle resources combineren tot diensten die u in uw dienstenagenda aanbiedt. Om studenten de mogelijkheid te geven meerdere plekken tegelijk te boeken, maakt u voor elk aantal plekken een dienst aan. Voor een keramiekmasterclass zouden uw diensten en gekoppelde resources er ongeveer zo uitzien:
| Keramiekmasterclass met docent Jane Clayton Hall, 1 plek |
Keramiekmasterclass met docent Jane Clayton Hall, 2 plekken |
Keramiekmasterclass met docent Jane Clayton Hall, 3 plekken |
Enz. |
| Docent Jane | Docent Jane | Docent Jane | … |
| Clayton Hall | Clayton Hall | Clayton Hall | … |
| Een van de plekken | Een van de plekken | Een van de plekken | … |
| – | Een van de plekken | Een van de plekken | … |
| – | – | Een van de plekken | … |
Stelt u zich voor dat docent Jane ook privélessen keramiek geeft; u kunt die simpelweg toevoegen aan de dienstenlijst als “Privéles keramiek” met de resources “Docent Jane” en “draaikamer”. Omdat docent Jane dan niet beschikbaar is, worden alle keramiekmasterclasses onmogelijk te boeken voor de duur van de privéles.
Dit is slechts een basisopzet voor een complexere planningsbehoefte, en er zijn veel manieren om deze inrichting aan te passen. Raak vooral niet ontmoedigd als het bovenstaande niet helemaal aan uw behoeften voldoet! Vaak heeft u een paar pogingen nodig om het goed te krijgen. Daarom adviseren we u de bouw-en-test-cyclus aan te houden: na het eerste opzetproces test u uw agenda, brengt u wijzigingen aan en herhaalt u dit, totdat de configuratie precies werkt zoals u wilt.
2. De overzichtspagina van agenda’s gebruiken
Als u uw agenda’s apart wilt houden, maar u wilt dat uw gebruikers eerst al uw beschikbare agenda’s in een lijst zien, dan kunt u ze in plaats daarvan naar een lijst van uw agenda’s sturen. Een groot verschil met het combineren van agenda’s is dat deze optie vereist dat u uw meerdere agenda’s apart onderhoudt. Op die manier kunt u elke agenda configureren om te werken voor het afspraaktype dat erin staat. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om gebruikers een URL te sturen naar een agendalijstpagina, waarmee de gebruiker kan kiezen welke agenda hij nodig heeft voordat hij doorgaat naar die gekozen agenda, of u kunt gebruikers een directe link naar een van uw agenda’s sturen als u al weet welke ze nodig hebben. De agendalijst is standaard uitgeschakeld. U kunt deze inschakelen met de keuzeknop “Toon een lijst met agenda’s” op de pagina Toegangsbeheer in uw account. Daar ziet u ook de link die u kunt gebruiken.
Neem het voorbeeld van optie 1, maar nu bent u docent Jane en bent u eigenaar van het gebouw waar u keramieklessen geeft. U biedt groepslessen aan waarvoor een capaciteitsagenda nodig is, maar u verhuurt ook de ruimtes in uw gebouw wanneer die niet in gebruik zijn, waarvoor een resource-agenda nodig is. Om uw gebruikers naar de juiste agenda te leiden zonder elke gebruiker handmatig de juiste link te sturen of verschillende links op uw website te zetten, kunt u ze koppelen aan uw agendalijst. Uiteraard kunt u ook het uiterlijk van deze pagina aanpassen.
Een agendalijst kan ook nuttig zijn wanneer u diensten op locatie aanbiedt op verschillende plaatsen (bijv. stoelmassages op verschillende kantoren) en u wilt dat gebruikers eerst hun locatie kiezen voordat ze een agenda openen. U kunt gebruikers die bij bedrijf A werken blokkeren voor de agenda van bedrijf B. Deze agendalijst geeft hen de bevestiging dat ze het juiste SuperSaaS-account hebben bereikt, terwijl een geblokkeerde agendapagina verwarring of wantrouwen kan veroorzaken.
3. Verwijzingen tussen aparte agenda’s in uw account
Als u niet wilt dat uw gebruikers een lijst van alle beschikbare agenda’s in uw account zien, kan het beter zijn om gebruikers links te geven naar relevante agenda’s, maar niet naar agenda’s die voor hen niet interessant zijn. U kunt de link naar agenda B toevoegen in de witruimte boven agenda A. In de witruimte boven agenda B kunt u dan een link terug naar agenda A toevoegen.
Neem het voorbeeld van de keramiekgroepslessen en zaalverhuur van docent Jane. De ruimte boven uw agenda voor groepslessen kan een tekst bevatten als: “Welkom bij de agenda van docent Jane voor keramiekgroepslessen! Voor zaalverhuur kunt u terecht op www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals”
Uiteraard kunt u deze configuratie ook aanpassen. Een manier om dat te doen is door autotekst te gebruiken om het bericht te personaliseren of om een link alleen aan superusers te tonen.
U heeft een nieuwe medewerker, Tom, aangenomen die keramiekgroepslessen geeft. Hij biedt ook privélessen houtbewerking aan. Hij plant die voorlopig zelf in, en gebruikers hoeven geen toegang te hebben tot die agenda. U zou Tom naar zijn agenda kunnen verwijzen met de autotekst $if {message}, waarbij u “message” vervangt door de extra link, specifiek voor Tom. De volledige tekst die u boven de agenda zou invoeren, is dan:
Welkom bij de agenda van docent Jane voor keramiekgroepslessen! Voor zaalverhuur kunt u terecht op: www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals
$if admin {Dit gedeelte is alleen zichtbaar voor Tom: www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/woodworking}
Door een directe link naar de agenda van Tom in de agenda voor de keramiekgroepslessen te plaatsen, kan Tom eenvoudig zijn houtbewerkingsagenda bezoeken. Als u in die agenda de link naar de groepslessen opneemt, kan hij snel heen en weer schakelen.
SuperSaaS is bijzonder aanpasbaar en geeft u de mogelijkheid om precies de agenda te maken die u nodig heeft. Twijfelt u nog welk agendatype u moet kiezen, of heeft u wat meer informatie nodig over hoe u het kunt opzetten, dan hebben we diverse installatiehandleidingen en tutorials beschikbaar met voorbeelden om u door het configuratieproces te helpen. Zit u vast en heeft u advies nodig? Ons supportteam staat klaar om te helpen.